Einen Eventmanager braucht man nur für große Veranstaltungen. Ein kleines Sommerfest für seine Kunden kann man doch selbst organisieren, oder? Kann man schon, allerdings kann der Tatendrang auch nach hinten losgehen. Johannes Schreiner, Leiter des Lehrgangs für Eventmanagement am WIFI Steiermark über 6 häufige Fehler in der Eventorganisation und warum es sich lohnt, einen professionellen Eventmanager zu engagieren.
Fehler 1: Vergleich mit privaten Feiern
Es ist ein großer Unterschied, ob man zu Hause ein Gartenfest für 30 Gäste organisiert oder ein Sommerfest für 30 Kunden im Unternehmen. Johannes Schreiner, Leiter des Lehrgangs für Eventmanagement am WIFI Steiermark: „Bei einer privaten Veranstaltung geht es in erster Linie darum, dass sich die Gäste wohlfühlen. Und es ist ziemlich egal, wenn mein Gartenfest gleich abläuft wie das des Nachbarn. Für einen Firmenevent kann ich meine Kunden aber nur dann begeistern, wenn ich Aussicht auf einen Wow-Effekt biete, Storytelling betreibe, mich von der Konkurrenz unterscheide und ein klares Konzept dahintersteht.“
“Wenn man das Ganze nicht strategisch und professionell angeht – und dabei ist es ganz egal ob man ein großes oder kleines Budget zur Verfügung hat – kann man sich das Geld gleich sparen.” so Johannes Schreiner
Fehler 2: Kein klares Ziel
„Eine Veranstaltung ist genauso eine Marketingmaßnahme wie die Schaltung eines Inserats oder ein Posting auf Facebook. Deshalb braucht auch jede Veranstaltung eine klare Zielgruppe, ein Ziel und die Botschaft muss klar sein“, steht für WIFI-Lehrgangsleiter Schreiner außer Frage.
Fehler 3: Kein Projektzeitplan
Es sind so viele Kleinigkeiten, die man bei einem Event beachten muss – vom richtigen Zeitpunkt der Einladung über das Format der Präsentation für den Beamer bis hin zur richtigen Temperatur der Speisen. Und weil Negatives immer stärker auffällt als Positives, fühlt sich ein Gast schnell unwohl, wenn auch nur eine Kleinigkeit nicht richtig abläuft. Professionelle Eventmanager wissen aus Erfahrung, worauf man achten muss und arbeiten mit genauen Zeitplänen und Checklisten.
Fehler 4: Lieblose Bewerbung
Eine Einladung mit Info zum Termin und Ablauf reicht längst nicht aus. „Man bekommt heute“, so Schreiner, „unzählige Einladungen zu Veranstaltungen. Warum sollte man eine Veranstaltung besuchen, für die die Einladung schon langweilig wirkt?“ Der richtige Zeitpunkt für die Einladung, die Gestaltung und die Empfängerliste sind entscheidende Erfolgsfaktoren. Das beste Event bringt nichts, wenn nicht die richtigen Leute dort sind.
Fehler 5: Tradition als Motivation
Wenn man eine Veranstaltung primär deshalb macht, weil man sie jedes Jahr macht, kann man sich den Aufwand sparen. „Es ist für das Unternehmensimage weitaus sinnvoller, eine Veranstaltung nicht zu machen, wenn einfach das Ziel oder die Ressourcen fehlen, als sie halbherzig nur der lieben Tradition wegen zu organisieren.“ Ganz oder gar nicht.
Fehler 6: Geld als Ausrede
Nicht die Höhe des Budgets entscheidet über den Erfolg, sondern die Kreativität und die professionelle Umsetzung.
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Über den WIFI-Lehrgang für Eventmanagement
Der 120-stündige Lehrgang vermittelt profunde Skills im Eventmarketing und -management. Auch Kreativität, Budget und Präsentationstechnik sowie eine Exkursion mit einem Blick hinter die Kulissen einer Großveranstaltung sind Teil der Ausbildung.
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Titelbild: © zeber – fotolia.com
3 Gedanken zu “Sechs häufige Fehler in der Eventorganisation”