Oft sind es nur ganz kleine Verbesserungen, die das Arbeiten wesentlich einfacher, aber auch effizienter machen. Davon profitiert der Mitarbeiter gleichermaßen wie das Unternehmen. Ein Einblick in Lean Management in der Praxis.

Ein Viertel ihrer Tätigkeiten in der Administration beurteilen Unternehmen laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts als Verschwendung – durch schlecht abgestimmte Prozesse oder andere Ursachen. „Die meisten Unternehmen wissen sehr genau, dass sich in der Administration viel Potenzial verbirgt, die Schwierigkeit liegt aber meist in der Umsetzung“, weiß Günther Markowitz, Leiter des Lehrgangs für Lean Management in der Administration am WIFI Steiermark. „Wichtig ist, dass Lean Management als ganzheitlicher Prozess gesehen wird und nicht nur einzelne Projekte umgesetzt werden.“

Doch was heißt das konkret? Aus der Studie des Fraunhofer-Instituts und auch aus der Erfahrung von Günter Markowitz sind folgende Erfolgsfaktoren wichtig:

1. Probleme als Chance sehen

Nicht nach dem Schuldigen suchen, sondern die Lösung in den Vordergrund stellen. Am besten methodisch vorgehen.

2. Nicht nur Feuerwehr spielen

Schwachstellen bewusst und regelmäßig verbessern – nachhaltig und vorausschauend agieren.

3. Mitarbeiter mit an Bord holen

Dazu gilt es im ersten Schritt, bewusst zu machen, dass auch der Mitarbeiter persönlich profitiert und dass es nicht nur darum geht, Kosten zu sparen. Zu den persönlichen Benefits für den Mitarbeiter zählen bessere Planbarkeit, strukturierte Arbeitsumgebung und das Gefühl, das die eigene Arbeit einen sinnvollen Beitrag zum Ganzen leistet.

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4. Prozesse transparent machen

Man kann nur dann Einsparungspotenziale festmachen, wenn man die Prozesse genau kennt. Deshalb müssen Prozesse auch vollständig aufgezeichnet werden (inkl. Varianten, Teilschritte etc.).

5. Keep it short and simple

Es geht darum, Prozesse zu vereinfachen und nicht zusätzliche (bürokratische) Hürden einzubauen. Deshalb sollte es für jeden Prozess einen Verantwortlichen geben, der schnell und unkompliziert handeln kann. Auch EDV-Systeme können unterstützen, Ad-hoc-Excel-Listen und andere „Notbehelfe“ sind eher zu vermeiden. Und ganz wichtig: Die Mitarbeiter müssen mit den Systemen auch umgehen können, eine Schulung lohnt sich allemal.

6. Klare Vertretungsregeln

Damit ganz klar ist, wer was zu tun hat.

7. Standardisierung

Ergonomische Gestaltung der Arbeitsplätze, logische Organisation der Prozesse und übersichtliche Guidelines machen das Arbeiten einfacher.

8. Organisatorische Einbindung

Es lohnt sich allemal, externe Trainer mit einzubeziehen bzw. ausgewählte Mitarbeiter im Bereich Lean Management zu schulen (z.B mit dem WIFI-Lehrgang für Lean Management in der Organisation) und dann auch Zeitressourcen für die Tätigkeiten im Bereich Lean Management zur Verfügung zu stellen. On Top zum Tagesgeschäft sind Lean-Management-Maßnahmen nämlich nur schwer zu koordinieren.

Titelbild: © Sergey Nivens – fotolia.com

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