Die Personalauswahl ist aufwändig, die Zahl der Bewerber in vielen Branchen groß – verständlich, dass sich viele Unternehmen den Aufwand für ein Absageschreiben sparen. Allerdings: Nicht nur der Bewerber erwartet sich ein solches Schreiben, auch das Unternehmen profitiert davon.

Nur rund 30 bis 40 Prozent der Unternehmen schicken Bewerbern, die eine Stelle nicht bekommen, ein Absageschreiben, schätzt HR-Expertin Hannelore Strommer. „Natürlich ist ein Absageschreiben für Arbeitgeber ein Aufwand, vor allem wenn man viele Bewerbungen bekommt. Dennoch sollte man sich diese Mühe machen“, so die Leiterin des Human Resources-Lehrgangs am WIFI Steiermark.

Geringer Aufwand, großer Nutzen

Immer mehr Unternehmen investieren in Employer Branding und präsentieren sich (oft mit teuren Werbekampagnen) als ansprechender Arbeitgeber. Das Verschicken eines Absageschreibens wird daber aber außer Acht gelassen. „Ein Absageschreiben kostet verhältnismäßig wenig, wirkt sich aber positiv auf das Image aus – oder negativ, wenn man kein Absageschreiben verschickt. Und das nicht nur beim Bewerber selbst“, verweist Strommer auf das Umfeld des Bewerbers. „Bewerber erzählen in den meisten Fällen auch ihren Freunden von Bewerbungen und erwähnen dabei Unternehmen, von denen er keine Antwort erhalten hat, eher negativ.“

Das Image kann einen Kratzer bekommen

Die Konsumenten werden immer kritischer und machen sich Gedanken darüber, wo sie einkaufen (unter anderem sichtbar am Trend zum regionalen Einkauf oder bewusstem Verzicht auf Einkauf bei diversen in Verruf geratenen Online-Händlern). Wer sich mit dem Verzicht auf eine Absage an einen Bewerber als Arbeitgeber nicht von seiner besten Seite gezeigt hat, könnte damit durchaus auch sein Image als Unternehmen insgesamt „ankratzen“ und riskieren, dass er in der Gunst des Kunden hie und da den Kürzeren zieht.

Wertschätzung für den Bewerber

Strommer sieht im Absageschreiben auch ein „Zeichen der Wertschätzung dem Bewerber gegenüber“. Das Unternehmen bedankt sich damit für das Interesse des Bewerbers.

Keine Standard-Floskeln

Idealerweise sollte man im Absageschreiben persönlich auf den Bewerber eingehen und sich auf Inhalte aus dem Motivationsschreiben beziehen. Auch ein „Alles Gute für die weitere berufliche Zukunft“ (o. ähnl. Formulierung) ist angebracht.

Wenn die Zahl der Bewerbungen überaus groß ist, ist es aber nachvollziehbar, wenn man sich mit einem „Standard-Schreiben“ bei den abgelehnten Bewerbern bedankt. WIFI-Expertin Strommer: „Wenn man 50 Bewerbungen bekommt oder noch mehr, ist der Aufwand einer individuellen Absage natürlich zu groß. Für ein kurzes Mail mit einer knappen Standard-Formulierung sollte man sich die Zeit aber dennoch nehmen.“

Keine Diskriminierungen

Achtung: Diskriminierende Formulierungen, etwa der Hinweis auf das Geschlecht oder eine Herkunft als Grund für die Absage, sind gesetzlich verboten!

Näher Informationen zu effizientem und professionellem HR-Management erhält man in den WIFI-Lehrgängen für Humann Resources Management.

Titelbild: ©DDRockstar – Fotolia.com

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