Mal ist die E-Mail-Flut der Übeltäter, dann wieder eine Reihe von ergebnislosen Besprechungen. Die Gründe sind von Büro zu Büro verschieden, eines steht laut einer Studie der AKAD-Hochschule Leipzig aber außer Frage: Nur 3 von 5 Arbeitstagen in der Woche sind effizient. Damit besteht immenses Potenzial für Effizienzverbesserung – und bei all jenen, die den Luxus einer Gleitzeit-Regelung im Arbeitsvertrag haben, die Chance auf mehr Zeit für eine After-Work-Wanderung, ein gemütlicher Grill-Abend im Garten oder eine Abkühlung im Badesee. Bleibt nur die Frage: Wie arbeitet man effizienter?

Tipp 1: Zeitfresser erkennen

Viele Unternehmen sind nicht in der Lage, Aussagen zu ihrer Bearbeitungs- oder Durchlaufzeit in administrativen Bereichen zu machen. Die Arbeitsprozesse müssen daher analysiert werden, um die „7 Arten der Verschwendung“ (aus der klassischen Lean-Production-Lehre nach Taiichi Ohno) zu erkennen:

  • Überproduktion (Erstellung einer Leistung vor ihrem Bedarf)
  • Unnötige Bewegungen (wie lange Wege zu Druckern oder Akten, ständiges Strecken nach schlecht erreichbaren Arbeitsmaterialien etc.)
  • Unnötige Transporte (beispielsweise von Vorgängen durch Weiterreichen von einem Arbeitsplatz zum anderen mit der Gefahr des Verzugs oder Verlusts)
  • Warten (bei Besprechungen, auf dringende Rückrufe oder Berichte)
  • Lagerbestände (beispielsweise ungenutzte Arbeitsmittel oder zu viele Akten / Aufträge am Arbeitsplatz stören die Übersichtlichkeit und führen zu überflüssigen Suchprozessen
  • Überbearbeitung (wie Doppelarbeiten, da Zuständigkeiten nicht geklärt sind)
  • Korrekturen / Rückfragen (aufgrund von zum Beispiel unvollständig ausgefüllten Formularen, unlesbare Notizen)

Tipp: 2 Wochen lang mehrmals täglich notieren, ob und wodurch man in den letzten Stunden Zeit verschwendet hat. So erkennt man schnell und einfach seine Zeitkiller.

Veranstaltungstipp: Büroorganisation und ‚Lean Office‘ für EPU’s

Tipp 2: Step by Step

In Siebenmeilenstiefeln stolpert man schnell. Daher erst auf einzelne Zeitkiller fokussieren und sich realistische Ziele setzen. Ansonsten verliert man schnell die Motivation.

Tipp 3: Nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren

Welche Aufgabe man zuerst erledigen soll, lässt sich sehr gut mit der 4-Felder-Methode analysieren:

grafik1_dringlichkeitsstufen 2.jpg

Ein häufiger Fehler ist , dass für dringende aber nicht wichtige Dinge (zB ein überraschender Telefonanruf) viel Zeit aufgewendet wird. Deutlich effizienter wäre es hier, eine wichtige aber nicht dringende Aufgabe (beispielsweise das Schreiben eines Textes) zu erledigen, da nach dieser Aufgabe auch – anders als beim Telefonanruf – ein Punkt von der To-Do-Liste gestrichen werden kann.

Tipp 4: Strukturieren

Eine hilfreiche Methode zum Strukturieren ist die 5S-Methode:

grafik2_5SProzess 2

Nachdem man sich einen Überblick über die Arbeitsumgebung verschafft hat wird aufgeräumt und Überflüssiges weggeworfen. Danach gilt es, eine sinnvolle Anordnung von Büromaterialien etc. festzulegen und diese neue Ordnung zu fixieren, indem z.B Laden beschriftet werden etc. Als nächster Schritt folgt die Standardisierung, d.h. die erarbeiteten Grundlagen werden auf andere Arbeitsplätze, an denen die gleichen Tätigkeiten ausgeführt werden, übertragen. Der letzte Schritt ist die Selbstdisziplin: diese kann mit dem Präsentieren der Ergebnisse vor Mitarbeitern, Einplanen von regelmäßigen Arbeitsplatzchecks, Belohnungen oder dem Ausrufen eines internen Wettbewerbs gesteigert werden.

Tipp 5: CC-Versand von Mails überdenken

Studien zufolge ist nur jede dritte E-Mail für den Empfänger relevan. Man sollte E-Mails daher nur an jene Personen senden, für die sie tatsächlich relevant sind. Dies trägt auch dazu bei, dass man selbst weniger irrelevante E-Mails erhält.

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