Wenn der Chef auf Reisen geht…

Heutzutage scheint es ganz leicht für einen Geschäftsmann zu sein, seine Dienstreise im Internet selbst zu buchen. Doch beim selbst buchen lauern viele Fallstricke. Diese wären bei der Buchung in einem spezialisierten Firmenreisedienst oder mit entsprechenden Kenntnissen in „Business Travel Management“ oft zu vermeiden gewesen. Nun möchten aber viele Chefs ihre Dienstreisen von der eigenen Sekretärin organisieren lassen – häufig, um Geld zu sparen. Der Grund für die Sparsamkeit: Die meisten Reisebüros bzw. Firmenreisedienste können nur noch ökonomisch arbeiten, wenn sie eine Ticketgebühr veranschlagen. Diese ist aber meistens eine mehr als gute Investition – denn wenn bei der eigenen Buchung etwas schief geht, fehlt dem Reisenden, der eine Buchungsmaschine genutzt hat, der Ansprechpartner. Damit wird oft auch die Regelung der auftretenden Probleme erschwert bis unmöglich gemacht.

Unser Seminartipp: „Business Travel Management„

 Wenn einer eine Reise tut…

Unglaublich viele Dinge können schief laufen, wenn ein Chef auf Reisen geht. Der vermeintlich billige Flug, den das Firmenreisebüro einem Anfragenden aus guten Gründen nicht angeboten hatte, entpuppt sich im Nachhinein oft als Albtraum. Vielfach kostet er am Ende sogar mehr, als wenn der Chef gleich den sicheren Flug mit der Airline gebucht hätte, die das Firmenreisebüro einer Sekretärin empfohlen hatte. Reisebüros empfehlen entgegen anderslautender Vermutungen keine teuren Flüge, um mehr Geld zu verdienen – sondern zum Beispiel,

• weil andere Flieger ausgebucht sind
• weil einige Flüge aus unerfindlichen Gründen nicht angezeigt werden
• weil die Abflug- und Anschlusszeiten nicht kompatibel sind
• weil zwei weit entfernt liegende Flughäfen im Spiel sind
• oder weil die billigen Tickets nicht kostenlos stornierbar sind.

 Es passiert zum Beispiel gelegentlich, dass ein Flug von einem Groß-Flughafen des Zielortes abgeht, der Weiterflug aber von einem anderen abgeht. Dieser kann eine Stunde Fahrzeit mit dem Taxi erfordern. Dazu kommt noch die Boardingzeit. Dem Kunden hier eine gute Lösung anzubieten, ist vorrangige Aufgabe eines Firmenreisedienstes. Der springende Punkt ist, dass das Buchen einer Dienstreise mittlerweile so komplex ist und von so vielen Bedingungen abhängt, dass selbst geschulte Fachleute oft nicht mehr durchsteigen. Genau hier setzt unser „Business Travel Management“-Kurs an. Er macht sie mit all den möglichen Fallstricken vertraut, die Geschäftsreisende Tag für Tag erleben können. Ein Mann, der seine Geschäftsflüge selbst bucht, kann beispielsweise versehentlich in einem gleichnamigen Ort im falschen Kontinent landen. Solche Fehlbuchungen ergeben zwar möglicherweise eine Zeitungsmeldung, nicht aber einen neuen Geschäftskontrakt.

Sie organisieren für sich, für Ihren Chef bzw. ihre Kollegen Geschäftsreisen? Damit während der Dienstreise alles professionell klappt und sie den günstigsten Preis für die optimale Leistung erhalten, bieten wir ihnen den Lehrgang Business Travel Management. Nahere Informationen unter:  Business Travel Management

„Hilfe, ich sitze in Sibirien fest!“

 Tag für Tag erleben die Mitarbeiter in Firmenreisediensten, dass verzweifelte Dienstreisende bei ihnen anrufen. Sie benötigen Hilfe, weil der Flieger in Singapur oder Wolgograd ausgefallen, der Flug nach Dubai überbucht oder zu einer anderen Zeit abgeflogen ist. Wäre das Ticket im Firmenreisebüro gebucht worden, könnten die Mitarbeiter des Büros nun alle Hebel in Bewegung setzen, um zu retten, was möglich ist. Sie tun dies auch oft genug für jene, die gar nicht im Reisebüro gebucht hatten, sondern ihre Flüge auf eigene Faust im Internet organisiert haben. Daran verdient ein Firmenreisedienst meist nichts. Außerdem sind den Firmenreisedienst-Mitarbeitern bei Selbstbuchern oft die Hände gebunden – denn das nicht genutzte Buchungsmaschinen-Ticket können Firmenreisebüros mangels Zugriffsmöglichkeiten nicht umbuchen oder zurücknehmen. Es verfällt – und damit ist oft auch das Geld weg, das es gekostet hat. Wer selbst bucht, erfährt nämlich nicht, dass ein Flieger veränderte Abflugzeiten hat und dadurch die Umsteigezeit in den nächsten Carrier unmöglich zu schaffen ist. Damit platzen oft wichtige Geschäftstermine – und das kann ein Unternehmen am Ende Millionen kosten. Was wäre dagegen die geringe Ticketgebühr für ein Desaster gewesen? Unser Kurs macht Geschäftsreisende mit der Geografie oder den Kürzeln internationaler Flughäfen bekannt. Billigflieger fliegen oft außerhalb der Städte liegende Kleinflughäfen an.

Die wahren Kosten sind dank Steuern und Taxes oft weitaus höher als beworben. Der Service von Billigfliegern oder manchen ausländischen Fluglinien ist minimal oder fehlt ganz. Manchmal macht das nichts – aber in anderen Fällen steht ein Billigfliegender stundenlang im Stau in Paris. Mancher hat schon wegen der Entfernung der Flughäfen, die von Billigfliegern genutzt werden, seinen Geschäftstermin in einem Hotel am anderen Ende der Stadt verpasst. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern auch ein teurer Spaß.

Ein Geschäftstermin am anderen Ende der Stadt

Das Wissen um die Lage einer Unterkunft kann für Geschäftsreisende genauso wichtig werden, wie der Umgang mit einem Buchungssystem. Zu wissen,

• was ein Upgrade in die nächste Buchungsklasse kostet
• wann ein „no show“ ist
• was „out of sequence“ bedeutet
• ob die Meilen dem Unternehmen oder dem Fliegenden selbst gutgeschrieben werden
• oder wen man anruft, wenn es Probleme mit der Mietwagenstation gibt,

 ist für Geschäftsleute essenziell. Hier gilt mehr als anderswo „Zeit ist Geld“. Die Reisetermine werden oft lange Zeit im Voraus festgelegt. Kommt es zu Hotelumbuchungen, weil ein Konferenzort umgelegt wird oder man noch einen Geschäftstermin zwischen zwei andere schieben muss, ist Holland in Not. Wer dann sein Reisebüro anrufen kann, ist in der Lage meist problemlos umzubuchen oder zu stornieren. Damit das möglich ist, bieten spezialisierte Reisebüros einem Geschäftsreisenden meist mehrere Alternativen an. Manche Flüge sind kostenlos stornierbar, andere aber nicht. Bei manchen passen die Anschlusszeiten nicht. Andere Flüge ermöglichen es, bequem den Anschluss zu bekommen. Geschäftsreisende, die Monate vor dem eigentlichen Termin den billigeren, aber nicht stornierbaren Flug gebucht haben, müssen diesen dann bezahlen – auch wenn die Reise ausfällt. Oftmals sind alternative Transportmittel nötig, weil man anders nicht von A nach B käme. So müssen Seeleute oft Helikopter nutzen, um zu ihrer Bohrinsel zu kommen. Auch das ungewöhnlichste Reisemittel will organisiert werden. Manchmal geht das nur vor Ort. Das birgt sowohl sprachliche als auch andere Probleme – zum Beispiel, dass man vor Ort keine Visa-Card annimmt, sondern nur die Landeswährung oder US-Dollar.

Kein Anschluss unter diesem Nummer

Zu abgelegeneren Orten der Erde müssen Geschäftsreisende gelegentlich Busse, Bahnen oder Taxis nehmen, um zum gewünschten Zielort zu kommen. Manchmal sind ausländische wie inländische Regionalbahnen oder Fähren nicht vorab zu buchen. Das zu organisieren, kann Laien Tage und Nerven kosten. Endlose Telefonate oder Schriftwechsel sind zu führen. Das gewünschte Zeitmanagement wird dabei oft vernachlässigt. Umsteigezeiten, notwendige Shuttle-Transporte vor Ort oder ewig lange Wartezeiten am Airport können jeden Geschäftsreisenden wertvolle Zeit kosten. Diese Zeitverluste rechnen viele Reisende nicht korrekt ein. Manche Chefs wundern sich, wenn der Flieger bereits weg ist, weil sie sich den Luxus erlaubt haben, erst eine Viertelstunde vor Abflug am Terminal zu erscheinen. Verschiedene Zeit- und Klimazonen spielen beim Fliegen eine Rolle. Manchmal ist eine Übernachtung nicht zu vermeiden. Von manchen Orten geht nur ein Flieger am Tag zu bestimmten Zielorten.

Pässe oder Visa können fehlen – und wer mehrere Stempel arabischer Länder in seinem Reisepass hat, kann in bestimmten Ländern Einreiseprobleme bekommen. Wer sagt einem dann, dass es für Geschäftsleute klug ist, bei solchen Umständen zwei verschiedene Pässe zu haben, sodass einer frei von solchen Stempeln bleibt? Bei allen Details, die es bei Geschäftsreisen zu beachten gibt, kann selbst ein erfahrener Reisender ganz schön ins Schleudern kommen. Das geht auch Firmendienst-Angestellten nicht anders – nur haben diese das Werkzeug, die professionellen Kontakte bei den Airlines und die Erfahrung, um machbare Lösungen für jedes auftauchende Problem zu finden. Notfalls telefonieren sie zwanzig Mal mit einem kleinen Flughafen in Sibirien, um einen Geschäftsmann wieder nach Hause zu holen. In kritischen Situationen nicht allein gelassen zu werden und Grundkenntnisse in „Business Travel Management“ mitzubringen, kann überaus hilfreich sein.

Sie organisieren für sich, für Ihren Chef bzw. ihre Kollegen Geschäftsreisen? Damit während der Dienstreise alles professionell klappt und sie den günstigsten Preis für die optimale Leistung erhalten, bieten wir ihnen den Lehrgang Business Travel Management. Nahere Informationen unter:  Business Travel Management. 

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dieser Artikel könnte Sie auch interessieren: Business Trips – wenn der Fehlerteufel zuschlägt.

Titelbild: © NicoElNino – Fotolia.com