Geschäftsreisen aller Art werden nicht mehr ausschließlich über Reisebüros gebucht, sondern immer öfter von eigenen Mitarbeitern. Dabei lauern auf die ungelernten Kräfte viele Fallen – ganz schnell steht der Mitarbeiter ohne Anschlussflug oder gültige Hotelbuchung da. – Damit das nicht passiert, hat das WIFI den neuen Lehrgang „Business Travel Management“ ins Leben gerufen.

Viele Fallen für Nicht-Profis

Ein Außendienstmitarbeiter will zu einer Messe in London und übergibt die Buchung dem firmeninternen Office. Da es keinen Direktflug Graz-London gibt, muss er zum Beispiel Graz-Frankfurt-London fliegen“, bringt der WIFI-Lehrgangsleiter Mag. Heimgartner ein Beispiel aus seiner langjährigen Erfahrung. „Aber weil die Mindestumsteigezeit in Frankfurt nicht mitbedacht wurde, fliegt das Gepäck mit den Unterlagen für die Messe nicht weiter nach London mit, dumm gelaufen. Ich empfehle, immer mindestens 30 Minuten zur Mindestumsteigezeit dazuzurechnen.“

Mag. Werner Heimgartner ist Unternehmensberater im Tourismusbereich und WIFI Lehrgangsleiter, zum Beispiel für den neuen WIFI-Lehrgang „Business Travel Management“.

Kein Koffer bei diesem Flug!

„Es gibt auch Tarife nur mit Handgepäck“, führt Mag. Heimgartner weiter aus. „Menschen, die selten fliegen, übersehen das bei der Buchung leicht und der Mitarbeiter muss dann seinen Koffer zu Hause lassen oder eine Nachbuchung am Flughafen vornehmen und dafür einen hohen Eurobetrag selbst auslegen.“

Kein Zimmer über diese Plattform

„Da hat ein Mitarbeiter eine Buchungsbestätigung für ein Hotel in London – dort angekommen, erklärt man ihm aber, dass die genutzte Buchungsplattform nicht mehr Partner des Hotels ist. Wenn dann noch ein Zimmer frei ist, hat der Mitarbeiter Glück, bezahlen muss er auf jeden Fall noch einmal, die üblichen Preise für eine Nacht im Einbettzimmer in London bewegen sich um die 120 Euro. Richtig unangenehm wird es, wenn sich der Mitarbeiter vor Ort eine neue Unterkunft suchen muss.“

Nach 18 Uhr ist das Zimmer weg

„Oder man hat darauf vergessen, das Hotel darüber zu informieren, dass der Mitarbeiter erst nach 18 Uhr ankommen wird und das Zimmer ist wegen Überbuchung weg …“

„Bei Großereignissen in London ist das nächste freie Zimmer dann 25 Kilometer entfernt – oder an Kongresstagen in Berlin ist überhaupt nichts mehr frei…“

Achtung, Visumpflicht!

„Wer zum Beispiel nach Indien will, muss rechtzeitig ein Visumsantragsformular online ausfüllen – aufwendig und kompliziert. Wird daran nicht gedacht, darf man gar nicht in den Flieger einsteigen. Und das ist nur ein Beispiel. Denken wir an China, USA, Russland …“

Große Enttäuschung…

„Da freuen sich die Mitarbeiter/innen über eine Bonusreise und auf die Besichtigung einer Sehenswürdigkeit – und dann ist zum Beispiel Dienstag und der Louvre in Paris hat zu.“

Mit dem neuen WIFI-Lehrgang „Business Travel Management“ wird all das nicht (mehr) passieren!

„Wir schauen uns die Plattformen an, die von Profis genutzt werden und lernen, wie man günstig und sicher bucht. Dazu gehen wir auch in ein Reisebüro (eine Kooperation mit einem starken Reisebüro wird jedem Unternehmen für bestimmte Buchungen empfohlen) und arbeiten mit der Profisoftware Amadeus, wie sie in vielen Firmen bereits zur Anwendung kommt. So etwas hat man als normaler Konsument nicht zuhause“, gibt Mag. Heimgartner einen Einblick in den neuen WIFI-Lehrgang „Business Travel Management“ und meint: „Wir spielen alles durch, auch direkt am Computer, und gehen individuell auf die Anliegen der Teilnehmer/innen sein. So lernt man schnell, worauf man achten muss und wie man Geschäftsreisen aller Art professionell abwickelt.“

Dieser neue WIFI-Lehrgang ‚Business Travel Management’ richtet sich an:

  • Mitarbeiter/innen, die für ihre Kollegen Reisen buchen
  • Mitarbeiter/innen, die sich ihre Geschäftsreisen selber buchen
  • Mitarbeiter/innen von Implant Büros im ersten Berufsjahr (das sind Reisebüros, die eine Filiale direkt in einem Unternehmen betreiben)
  • Mitarbeiter/innen von Reisebüros im ersten Jahr

Die interne Organisation von Geschäftsreisen hat viele Vorteile:

  • Die Ansprechperson für die Buchungen sitzt direkt vor Ort, zum Beispiel im Office, wo sie auch andere Aufgaben erledigt. Die Kommunikation ist einfach.
  • Persönliche Wünsche, etwaige Änderungen und Umbuchungen sind in direkter Absprache schnell möglich. Kein Reisebüro hat eine Freude, wenn sich die Daten zehnmal ändern.
  • Fehlerquellen können so eher minimiert werden.
  • Je nach Firma können die Reiserechnungen direkt mit der Buchhaltung verknüpft und so automatisch verbucht werden.

Die Investition lohnt sich!

Hier können Sie sich über die detaillierten Inhalte und Termine des neuen WIFI-Lehrgangs „Business Travel Management“ informieren und auf Wunsch online buchen.

Fotos: WIFI Steiermark, Fotolia / © ajr_images

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s