Dicht an dicht gedrängte Terminkalender und kaum noch Zeit für Privates oder Hobbys – so sieht der Alltag vieler Berufstätiger bzw. Führungskräfte aus. Doch wie aus diesem Kreislauf ausbrechen? Ein Mittel dagegen ist effizientes Zeitmanagement.
„Beim Zeitmanagement geht es einerseits um Zeitmanagement-Methoden. Diese helfen zum Beispiel dabei, Prioritäten zu setzen und sich seine Zeit gut einzuteilen. Andererseits sollte man die persönliche Einstellung zur Zeit kennenlernen. Dabei geht es um Fragen wie etwa den Umgang mit meiner Zeit, was ist wichtig und was weniger wichtig“, weiß Ursula Schober-Selinger, Trainerin im Kurs Mehr Erfolg durch effizientes Zeitmanagement am WIFI-Steiermark. Um mit dem immer stärkeren Zeitdruck zurecht zu kommen, unter dem speziell Führungskräfte leiden, gibt Schober-Selinger hilfreiche Tipps.
Fünf Tipps für effizientes Zeitmanagement
1. Prioritäten setzen
Es ist wichtig, jede Tätigkeit nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu bewerten und danach eine Entscheidung zu treffen. Wer einfach drauf los arbeitet, gerät unter Zeitdruck.
„Wichtiges und Dringliches erledigt man gerne selbst. Aber es gibt auch Dinge, die zwar wichtig jedoch nicht dringend sind. Diese kann man gut planen und verschieben. Dinge die zwar dringend sind aber nicht wichtig, kann man gut delegieren. Wenn es aber Aufgaben sind, die weder dringend noch wichtig sind, gilt es zu entscheiden, ob man hier Zeit verschwenden möchte“, empfiehlt die Expertin.
2. Gute Zeitplanung ist wichtig
Beim Zeitmanagement geht es vor allem um gute Planung. Wer die Aufgaben und Deadlines im Blick hat, gerät weniger unter Stress. Das gilt auch für Führungskräfte.
„Was kann ich wann gut und perfekt einsetzen und wie kann ich ToDo‘s gut verbinden? Für eine gute Zeitplanung gibt es hilfreiche Instrumente wie zum Beispiel den klassischen Papier- oder elektronische Kalender“, rät Schober-Selinger.
3. Einfach einmal „Nein“ sagen
Das Wort „Nein“ ist wohl eines der ersten Wörter, die man gut aussprechen kann. Doch fällt es vielen schwer, dies auch im Alltag oder im Beruf zu tun. Nein zu sagen kann helfen, Zeitdruck zu reduzieren.
„Die Frage ist, warum es uns so schwer fällt, Nein zu sagen. Dafür gibt es unterschiedliche Gründe. Manche haben Angst beim Wort Nein nicht mehr wichtig zu sein und zukünftig auch nicht mehr um Hilfe oder einen Rat gebeten zu werden. Andere haben ein Helfersyndrom und müssen Ja sagen. Auch gibt es diejenigen, die Ja sagen, um Gegenhilfe zu bekommen. Wichtig ist es festzustellen, wofür mehr Zeit bleibt, wenn man öfter Nein sagt. Denn man darf auch Nein sagen“, weiß Zeitmanagement-Expertin Schober Selinger.
4. Rollen abgeben für besseres Zeitmanagement
Jeder Mensch sammelt verschiedene Rollen im Beruf und im privaten Alltag. Ob Zuhörer, Kaffeetassen-Wegräumer, Blumengießer, Vereinskassier oder Seelentröster – viele dieser und anderer Rollen bekommt man oftmals ungewollt zugeteilt. Wichtig ist es, unwichtige Rollen zu entdecken und eliminieren zu können. Dabei kann ein Leistungsprofil helfen.
„Im Kurs lass ich die Teilnehmer 20 Rollen aufschreiben. Diese werden dann bewertet – also positiv, negativ oder neutral. Daraus wird dann die Hälfte eliminiert, auch jene, die manchmal positiv sind. Es geht darum, sich von unnötigem Ballast zu befreien – im Beruflichen und Privaten“, erklärt die WIFI-Trainerin.
5. Selbsterfahrung: Was ist mir wichtig?
Neben gezielten Methoden ist auch die persönliche Perspektive wichtig. Hierbei stellen sich vor allem folgende Fragen:
- Was ist mir wichtig?
- Wie will ich meine Zeit sinnvoll verbringen?
- Welche Ziele habe ich?
- Wie will/kann ich meine Ziele erreichen?
- Welche Aspekte sind kontraproduktiv?
- Welches sind meine Zeitfresser und Störungen? Wie kann ich sie ausschalten?
Geht es um Zeitfresser bzw. Störungen, unterscheidet man 2 Arten:
- psychologische Störungen und
- von außen verursachte Störungen.
Psychologische Störungen verursacht die Person selbst von innen heraus, zum Beispiel durch zu häufiges Ja sagen, obwohl man eigentlich Nein meint. Oder durch Rollen, die man inne hat, die aber nicht zielführend sind. Auch zeitliche Engpässe und planloses Arbeiten können psychologische Störungen auslösen.
Von außen verursachte Störungen können beispielsweise redselige Kollegen sein. Auch ein Großraumbüro kann Störungen in Form von Lärm verursachen.
Mehr Erfolg durch effizientes Zeitmanagement
Mehr Erfolg verspricht der Kurs Mehr Erfolg im Zeitmanagement von Ursula Schober-Selinger am WIFI Steiermark. Dieser widmet sich ausführlich den persönlichen Zeitfressern und bietet Platz für individuelle Anliegen. Nähere Informationen …
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