HR-Management: Pre-Employment-Screenings in Österreich auf dem Vormarsch

Das Human Resource Management ist bei der Auswahl neuer Mitarbeiter auf deren wahrheitsgemäße Bewerbung angewiesen. Österreichische Arbeitgeber bzw. deren Recruiter verlassen sich größtenteils auf das, was der Bewerber über sich selbst im Lebenslauf schreibt. Das muss aber nicht immer stimmen. Das in den USA längst übliche Pre-Employment-Screening – die Durchleuchtung vor der Beschäftigung – nimmt daher auch in der Alpenrepublik zu.

Schere zwischen Arbeitskräftemangel und Arbeitskräftequalität

Der Arbeitskräftemangel verleitet Personalchefs gelegentlich dazu, bei einer Bewerbung nicht so genau hinzuschauen. Unternehmen kämpfen um qualifizierte Arbeitskräfte, ihr HR-Management sieht sich mit wachsenden Aufgaben konfrontiert. Aktives Recruiting wird immer wichtiger, die HR-Manager bewegen sich auf qualifizierte Fachkräfte zu. Sie forschen beispielsweise auf LinkedIn und Xing nach geeigneten Kandidaten und nehmen mit diesen dann Kontakt auf. Freilich müssen sich die potenziellen Mitarbeiter formal bewerben. Da sie sich aber – vollkommen zu Recht – stark umworben fühlen, nehmen es einige von ihnen offenbar mit der Wahrheit nicht mehr so genau. Warum auch? Das Unternehmen hat schließlich sie angesprochen, nicht umgekehrt. Vielleicht überfliegt ja der Personaler den Lebenslauf nur flüchtig.

Darin lauern Gefahren, wie die Autoren Bernhard Maier, Holger Berens und Andreas Schweitzer in ihrem Fachbuch “Pre-Employment-Screening: Ein risikobasierter-Praxisleitfaden zur Bewerberüberprüfung im-Personalauswahlverfahren“ darstellen. Bernhard Maier studierte Politikwissenschaft sowie Risiko- und Security-Management in Wien, er äußerte sich im Interview zur einschlägigen Problematik. Derzeit arbeitet er als Sachverständiger, Betrugsermittler und Risikomanager für österreichische Unternehmen, für die er auch Pre-Employment-Screenings durchführt. Er weiß: Wenn Unternehmen eine Stelle dringend besetzen müssen, schauen sie in der Tat manchmal nicht so genau hin. Kontrolle war aber schon immer besser als blindes Vertrauen, so Maier. Er verweist darauf, dass es sich Arbeitgeber nicht leisten können, jemanden einzustellen, der womöglich schon bei der Bewerbung geschummelt hat, mithin nicht ganz vertrauenswürdig ist, später aber mit großen Summen und/oder sensiblen Daten operieren soll. Inzwischen setzt sich jedoch auch in Österreich die Erkenntnis durch, dass ein (aufwendiges) Pre-Employment-Screening am Ende viel Schaden verhindert.

Was fällt unter Bewerbungsbetrug?

Manche Bewerber frisieren laut Maier ihre Laufbahn nach Strich und Faden. Der gefälschte Doktortitel oder gar die falsche Identität sind zwar Raritäten, gefälschte Dienstzeugnisse jedoch, aufgehübschte Lebensläufe (mit erfundenen Erfolgen, aber verschwiegenen Misserfolgen) und das Verschweigen eigener finanzieller Probleme seien an der Tagesordnung. Pre-Employment-Screenings (PES) seien in Österreich allerdings traditionell unüblich, so Maier. Vorgeschrieben sind sie lediglich – internationalen Standards entsprechend – bei der Besetzung von Positionen mit kritischer, systemrelevanter Bedeutung für die Infrastruktur. Inzwischen führen sie aber auch österreichische Banken und Firmen mit amerikanischen Eigentümern durch. In den USA gehören PES zum Standard im Recruiting. Diese Policy gilt auch für die europäischen Tochterunternehmen. Alle anderen Arbeitgeber führen PES nur zögerlich ein. Der Experte Maier ist der Auffassung, dass der immer noch gewährte Vertrauensvorschuss zu hoch ist. Es gelte für Bewerber die Unschuldsvermutung, doch das sei einfach nur bequem und in vielen Fällen naiv bis fahrlässig.

Welche Gefahren soll Pre-Employment-Screening abwehren?

Laut Maier sollten PES proportional zum Missbrauchspotenzial einer Position durchgeführt werden. Die Gefahren sieht er in folgenden Bereichen:

• Alle Mitarbeiter, die mit Finanzen befasst sind, sollten bei ihrer Bewerbung besonders ehrlich sein (ein Charakterzug!) und keine eigenen finanziellen Probleme haben. Letztere erhöhen immer die Versuchung, das eigene Unternehmen zu bestehlen.
• Alle Mitarbeiter, die in kritischen technischen Bereichen beschäftigt werden, sollten vor allem hinsichtlich der im Lebenslauf genannten Qualifikationen überprüft werden. Auch eine Nachforschung zur Echtheit von Hochschulzeugnissen und Zertifikaten ist nötig. Es droht sonst physischer Schaden für Menschen und Anlagen durch Bedienfehler.
• Alle Mitarbeiter, deren Tätigkeit mit der Außenwirkung des Unternehmens verknüpft ist, sollten besonders in Bezug auf ihr tadelloses Privatleben überprüft werden. Fragwürdige Privataktivitäten sollte es nicht geben. Natürlich dürfen sie erst recht nicht justiziable Vorgänge verstrickt sein. Ansonsten droht dem Unternehmen ein erheblicher Reputationsschaden.

Pre-Employment-Screening reduziert die Haftung eines Unternehmens für die Fehler der eigenen Mitarbeiter. Im Ernstfall kann das Management belegen, dass alle Anstrengungen unternommen wurden, um einen möglich Schaden abzuwenden.

Background-Check nur mit Zustimmung des Bewerbers

Pre-Employment-Screenings dürfen ohne Einwilligung des Kandidaten nicht durchgeführt werden. Die Recruiter holen daher beim Bewerber im Vorfeld eine Einverständniserklärung ein, da auch private Daten gesammelt werden müssen. Ein PES beginnt damit, die Angaben im Lebenslauf des Bewerbers sowie die eingereichten Zeugnisse zu verifizieren. Dazu ruft der mit dem PES Beauftragte (oft externe Experten wie Bernhard Maier) unter anderem im Lebenslauf aufgeführte frühere Arbeitgeber und Hochschulen an. Im nächsten Schritt werden zusätzliche Informationen evaluiert – durch Gespräche mit Referenzpersonen (die der Bewerber selbst genannt haben kann) sowie durch Recherche in Social Networks und anderswo zum privaten Verhalten des Kandidaten. Auch der Check von Insolvenzbekanntmachungen und eine Anfrage beim KSV 1870 (Kreditschutzverband) oder weiteren Auskunfteien sind möglich und zulässig.

Inwieweit dürfen soziale Netzwerke für eine Recherche genutzt werden?

Rechtlich ist das Durchforschen von Facebook & Co. nach der Einverständniserklärung des Bewerbers erlaubt, sachlich ist es umstritten. Einige Datenschützer lehnen es ab – das Privatleben des Bewerbers, das er in Social Networks postet, habe das Unternehmen nicht zu interessieren, so ihr Argument. Bernhard Maier teilt diesen Standpunkt nicht. Er nennt im Interview das Beispiel eines Lkw-Fahrers, der morgens um 01.00 Uhr feucht-fröhliche Partybilder postet, um 06.00 Uhr aber seinen Dienst antritt. Höchstwahrscheinlich sitzt er dann mit einem gewissen Restalkoholspiegel am Steuer. Daher sollte Social Media als Informationsquelle verwendet werden, wobei klar festzulegen ist, welche der gefundenen Informationen berufliche Relevanz haben. Das sei von Fall zu Fall zu bewerten.

Vertraulichkeit beim Pre-Employment-Sreening

Kritisch könnte bei einem PES das Ansprechen des gegenwärtigen Arbeitgebers eines Bewerbers sein. In der Regel möchte kein Mensch offenlegen, dass er sich aktuell nach einem neuen Job umsieht. Bernhard Maier verweist jedoch darauf, dass es möglich sei, Referenzpersonen mit neutralen Fragestellungen anzusprechen: War die Person XY in einer bestimmten Zeit bei Ihnen beschäftigt? Welche Position hatte sie inne? Hat sie ein bestimmtes Projekt eigenständig durchgeführt? Nach positiven oder negativen Arbeitsergebnissen brauche man nicht zu fragen, so Maier. Arbeitgeber dürften sich aus juristischen Gründen nicht explizit negativ zu einem Mitarbeiter äußern. Die Fragen müssten daher wertfrei erfolgen. Es gehe prinzipiell darum, die Korrektheit von Angaben im Lebenslauf zu überprüfen. Wertungen seien ohnehin subjektiv und daher für ein handfestes Screening eher irrelevant.

Möglichkeiten und Grenzen des PES

Es gibt Anbieter für das Pre-Employment-Sreening, die mit problematischen Methoden arbeiten. Sie haben ihren Sitz gelegentlich in den USA oder Großbritannien und bieten von dort aus Criminal Background Checks an, also einen Strafregisterauszug des Bewerbers. Diesen erhält in Österreich aber legal nur die betroffene Person selbst. Solche Anbieter haben sich also Informationen beschafft, die sie nicht haben dürften. Möglicherweise sind es sogar Betrüger. Bernhard Maier warnt vor solch dubiosen Partnern. Spektakuläre Erkenntnisse würden ohnehin eher selten gewonnen. Viel häufiger erkenne man beschönigte Lebensläufe. Nicht nur Zeugnisse und Zertifikate würden hinzugedichtet, sondern beispielsweise auch frühere Positionen aufgebauscht. Der Bewerber würde beispielsweise behaupten, Chef einer Abteilung mit 25 Angestellten gewesen zu sein – in Wahrheit war er Vertriebsleiter von sieben bis neun Freiberuflern. Das sei kein echter, großer Betrug, so Maier.

Unternehmen müssten sich aber überlegen, ob sie mit solchen Mitarbeitern zusammenarbeiten wollten. Auch insolventen Personen, die ihre Finanzprobleme verschweigen, solle man mit Vorsicht begegnen. Man könne sie zwar einstellen, aber nicht auf sehr verantwortlicher Position. Wer allerdings Zeugnisse und Zertifikate fälsche, habe die Grenze zum Betrug überschritten – er sollte unter keinen Umständen eingestellt werden.

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Foto: Adobe Stock – contrastwerkstatt