So führen Sie ein gutes Bewerbungsgespräch aus Unternehmersicht

Die Art und Weise, wie Bewerbungsgespräche Unternehmen führen, sagt viel über die Unternehmenskultur und den Umgang der Menschen miteinander in einem Unternehmen aus. Bewerbungsgespräche nach einer gewissen Gutsherrenart zu führen, passt nicht in unsere Zeit – Unternehmen suchen Talente und Begabungen – und gerade in Zeiten des Fachkräftemangels prüfen Bewerber die Unternehmen heute genau und beurteilen ihrerseits ihre Erlebnisse mit Vorstellungsgesprächen über Social-Media-Kanäle oder spezielle Arbeitgeberportale. Das WIFI Steiermark bietet eine Reihe an Ausbildungen unterschiedlicher Größenordnung in diesem Bereich an. Hier geht es zum nächsten Informationsabend.

Es ist für Unternehmen heute wichtiger denn je, sich attraktiv und sehr professionell auch in den Bewerbungsgesprächen zu präsentieren und das dafür notwendige Know-How zu beherrschen und professionell umzusetzen. Anbei haben wir einen kleinen Leitfaden zusammengestellt, der helfen soll, das Bewerbungsgespräch sowohl gut vorzubereiten als auch erfolgreich durch das Gespräch zu führen und das Unternehmen dabei gut zu repräsentieren.

Die Vorbereitung auf das Bewerbungsgespräch

Man hat die Bewerbungsunterlagen gesichtet und den Lebenslauf geprüft. Nun haben Sie ihn für gut befunden und sich schließlich entschieden, den Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen. Soweit, so gut.  Schließlich rückt der Tag des persönlichen Kennenlernens heran, der Auswahl- und Einladungsprozess wurde bereits vor einiger Zeit abgeschlossen. Es ist also wichtig, sich vor dem Gespräch nochmals mit den Unterlagen des Bewerbers zu befassen. Das Anschreiben und den Lebenslauf nochmals zu analysieren und wichtige Fragen dazu vorzubereiten.
Neben diesen auffrischenden Vorbereitungen gilt es jedoch, auch an die strukturelle Vorbereitung des Gespräches zu denken. Hierbei ist die sinnvolle Auswahl der Fachabteilungen gemeint, die an dem Gespräch teilnehmen und welche Fach- und Führungskräfte dafür ausgewählt sind. Es wird festgelegt, wer das Gespräch protokolliert, wie lange es dauern soll und wie der Auswahlprozess dann im Nachgang weitergehen soll.
Diesen Prozess im Vorfeld klar zu definieren ist besonders wichtig, da auch Bewerber oft mit Rückfragen im Gespräch diese Strukturen erfragen und man deshalb darauf vorbereitet sein sollte.
Für den internen Prozess sind deshalb im Vorfeld besonders drei wichtige Fragen zu klären:

Wer nimmt am Bewerbungsgespräch teil?

Hier gilt es zu überlegen, welche Mitarbeiter welcher Abteilungen in welchem Stadium des Gespräches für die betreffende Position richtig sind als Teilnehmer. Es muss gewährleistet sein, das die richtigen, fachlich fundierten Fragen gestellt werden. Die ausgewählten Mitarbeiter müssen rechtzeitig informiert werden und ggf. ein Briefing erhalten, worauf im Gespräch zu achten ist.

Ist der interne Entscheidungsprozess geklärt ?

Vor den Bewerbungsgesprächen sollte intern geklärt sein, wer wie viel Einfluss auf die letztliche Bewerberauswahl nimmt. Sind hier die Entscheidungskompetenzen nicht klar festgelegt, führt dies schnell zu Konflikten und Kompetenzgerangel. Deshalb sollte klar definiert werden, nach welchen Kriterien eine Auswahl zu erfolgen hat und wer die letzte Entscheidung dabei trifft.

Wie wirkt unsere Präsenz auf den Bewerber ?

Nicht nur aus fachlichen Gründen ist es wichtig, wer vonseiten des Unternehmens am Gespräch teilnimmt. Je nach zu besetzender Position, für die eventuell besondere und rare Talente gesucht werden, ist es auch wichtig, hochrangige Fach- oder Führungskräfte des jeweiligen Bereiches am Gespräch teilnehmen zu lassen.

Der Gesprächsleitfaden

Neben der inhaltlichen Vorbereitung auf den Bewerber und der strukturellen auf Unternehmensseite, empfiehlt es sich, auch den Ablauf des Gespräches selbst zu planen. Eine bewährte Struktur hat sich im Laufe der Zeit in einem 5-Phasenmodell herausgebildet, das in folgende Einzelabschnitte gegliedert werden kann. Die angegebenen Zeitabschnitte dienen als Richtwerte und beziehen sich auf ein klassisches, knapp einstündiges Bewerbungsgespräch.

Begrüßung und Gesprächseröffnung – Smalltalk – Warmwerden fürs Gespräch (10 min.)

Hier gilt: Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck!
Schon der erste Kontakt bei der Begrüßung kann die Stimmung und den Richtungsverlauf des Gespräches entscheidend beeinflussen.
Es sollte ein angenehmer Warteraum vorhanden sein, der auch eine
kleine Verpflegung bereithält. Gerade an Tagen, an denen Sie mehrere Bewerbungsgespräche führen, müssen die Bewerber eventuell etwas warten und sollen dabei gut aufgehoben sein und sich wohlfühlen.
Sie sollten vorher festlegen, wer den Bewerber zum Gespräch abholt, bei der Begrüßung den Kandidaten mit Namen ansprechen und ihn evtl. nach seiner Anreise fragen.
Im Gesprächsraum sollten Sie alle Teilnehmer nicht nur mit Namen, sondern auch mit ihrer Funktion im Unternehmen dem Bewerber vorstellen. Die weiteren Gesprächsteilnehmer sollten wiederum den Bewerber auch mit Handschlag begrüßen.

Kennenlernen bei einem Bewerbungsgespräch (15min.)

Nach dem allgemeinen Aufwärmen geht es nun ins Gespräch. Im Vordergrund steht erst einmal die Selbstpräsentation des Bewerbers. Hier geht es um Fragen zur Motivation des Bewerbers und seiner Persönlichkeit. Bitten Sie den Bewerber, etwas über sich und seinen Werdegang zu erzählen, stellen Sie hier die klassischen Fragen. Fragen Sie nach der Motivation für die Bewerbung bei gerade ihrem Unternehmen, warum der Bewerber sich für geeignet hält, was für ihn spricht und mit welchen überzeugenden Argumenten und Fähigkeiten er hier punkten kann.
Dies ist für den Kandidaten seine Verkaufsveranstaltung – auf die er gut vorbereitet ist – die ihn aber auch sicherlich etwas nervös werden lässt. Hier können Sie als potenzieller Arbeitgeber einen guten Eindruck machen, wenn Sie sich offen geben und die Fragen nicht als skeptisches Infragestellen formulieren. Nehmen Sie ihm die Nervosität und helfen Sie ihm über kleine Pannen hinweg – er wird es ihnen danken.
Unterbrechen sie ihn auch nicht in seinen Ausführungen – das wirkt arrogant und herrisch.

Selbstvorstellung des Unternehmens (10 min.)

Dies ist Ihr Part. Hier bietet es sich an, dem Bewerber die Unternehmenskultur etwas näherzubringen und die allgemeinen Prinzipien, nach denen in diesem Unternehmen gearbeitet wird, näher zu erläutern. Im Anschluss sprechen Sie über die zu besetzende Position, warum sie vakant ist und welche Erwartungen und Anforderungen an den Stelleninhaber gestellt werden. Sie erklären, wie sie in das Unternehmen eingebunden ist und mit welchen angrenzenden Bereichen zusammengearbeitet wird. Auch kann man hier nähere Information zur Teamgröße des relevanten Bereiches und seiner Organisation geben.

Klärung von Fragen des Kandidaten (10 min.)

Um eine Dialogatmosphäre zu gestalten, sollten Sie nach Ihrer Präsentation dem Bewerber Gelegenheit für Rückfragen geben. Die Qualität der Rückfragen läßt auch einen weiteren Rückschluss auf die Qualität des Bewerbers zu.

Abschluss des Bewerbungsgespräches (5 min.)

Ein guter Abschluss des Bewerbungsgespräches wird neben einer förmlichen Verabschiedung auch noch wichtige Informationen für den Fortgang des Bewerbungsprozesses beinhalten. So sollten Sie z. B. darüber informieren, wann er wieder von Ihnen hören wird. Bei sehr positivem Ausgang können Sie bereits ein evtl. zweites Vorstellungsgespräch andeuten. Auch sollten Sie ihn darüber informieren, wer in der Zwischenzeit sein Ansprechpartner im Unternehmen sein wird.
Mit guten Wünschen für die Rückfahrt signalisieren Sie ein Interesse an seinem persönlichen Wohlergehen.