Wedding Planner – ein Traumberuf für den großen Tag

Die Vorbereitung einer Hochzeit ist eine logistische und organisatorische Höchstleistung. Außer den Kosten verschlingt die Planung auch viel Zeit. Doch viele Brautpaare haben nicht die Zeit oder trauen sich die vielen Planungsschritte schlichtweg nicht zu. Sie wenden sich vertrauensvoll an einen Wedding Planner. Doch was für ein Beruf ist das? Der Beruf und die Aufgaben, Ausbildungsvoraussetzungen und historische Hintergründe erklärt dieser Ratgeber ausführlich. Ebenso werden Unterschiede zu ähnlichen Berufsbildern und Gemeinsamkeiten mit diesen näher beleuchtet.

Voraussetzungen für die Arbeit als Wedding Planner

Die Berufsbezeichnung Hochzeitsplaner ist nicht mit einem Berufsabschlusszeugnis verbunden. Jeder Mensch mit Lust auf Organisation und Beratung kann sich deshalb so bezeichnen und in diesen Aufgabenbereichen arbeiten. Allerdings ist es von Vorteil, wenn vorher bereits Erfahrung mit dem Management von Feiern vorhanden ist. Charakterlich muss der Wedding Planner über diese Voraussetzungen zur Ausübung seines Berufs verfügen:

Logistisch exzellentes Denkvermögen

Ziel der Hochzeitsplanung ist ein reibungsloser Ablauf bis ins Detail. Am Festtag selbst soll dem Ablauf nicht anzumerken sein, welcher Aufwand dafür nötig war. Dafür sorgt der Wedding Planner. Er arbeitet für mehrere Monate eine detaillierte Checkliste minutiös ab. Wedding Planner besitzen das logistische Talent dafür, plötzliche Planänderungen noch rechtzeitig umzusetzen. Er hat Kontakt zu allen wichtigen Beteiligten wie dem Anbieter der Location, dem Standesamt, dem Caterer und den Veranstaltungstechnikern. In Bezug zum Brautpaar arbeitet er derart eigenständig, dass sie sich vollkommen auf die Perfektion an der Hochzeit verlassen können. Stressresistenz und Belastbarkeit sind für eine solch akribische Logistik unverzichtbar.

Affinität zum Umgang mit den Kunden

Ein Hochzeitsplaner ist der geborene Dienstleister. Er ist begeistert bei seiner Planungs- und Umsetzungsarbeit. In die Arbeit bringt er Erfahrungen von bisherigen Hochzeiten ein. Er kann Alternativen vorschlagen, zusätzliche Tipps geben und insgesamt Thema sowie Ablauf einer Heirat exakt nach den Vorstellungen der Brautleute umsetzen. Seine Freude an der Arbeit mit und für Menschen ist förmlich ansteckend. Ein guter Wedding Planner kann sogar stressbedingte Probleme vor dem eigentlichen Fest in aller Ruhe lösen. Damit entlastet er seine Kunden nicht nur zeitlich und organisatorisch, sondern auch emotional.

Souveränität hinsichtlich Stil und Präsentation

Hochzeitspaare legen vor der Hochzeit für die Planungshilfe oft eine Website an. Aufgabe des Wedding Planners ist es, mit den Brautleuten gemeinsam eine eigene Linie zu definieren. Das Hochzeitskonzept wiord mit seiner Hilfe ein roter Faden, der sich mit der Wahl der Location, den Dekorationen, der Hochzeitspapeterie und alle weiteren Details als Stil durch die komplette Hochzeit zieht. Dazu bringt er natürlich eigene Ideen und – soweit vom Brautpaar gewünscht – eigenen Geschmack ein. Bestenfalls überzeugt sein Stilkonzept noch unsichere Kunden, sich auf seine Vorstellungen einzulassen. Natürlich bleibt die Planung dennoch individuell auf sie zugeschnitten. Seine Stilsicherheit macht aus dem großen Tag genau die Traumhochzeit, die sich Verliebte wünschen.

Kaufmännische Fähigkeiten und gutes Zahlengefühl

Das Budget bestimmt den Umfang der Hochzeitsplanung. Es ist Aufgabe des Hochzeitsplaners, dieses Budget bestmöglich für alle Vorbereitungen einzusetzen. Schon aus diesem Grund ist ein gutes Zahlengefühl unverzichtbar für diese Arbeit. Es müssen Preise und Qualität verglichen werden. Manche Details lassen sich durch andere, preisgünstigere austauschen. Freies Budget kann dann für zusätzliche Kleinigkeiten eingesetzt werden. Sparpotenzial wird aber nicht eigenständig umgesetzt. Vielmehr berät der Wedding Planner seine Kunden zu Sparmöglichkeiten. Er hat möglichst schon zu Beginn der Hochzeitsplanung seinen Budgetplan aufgestellt. In diesem können Veränderungen später eingebracht werden, ohne die vorgesehenen Kostengrenzen zu überschreiten.

Führungsqualitäten

Ein Hochzeitsplaner zieht viele Fäden an vielen Stellen. Er muss mit verschiedenen Dienstleistern im Team arbeiten. Gleichzeitig bestimmt er, was wo durch wen erledigt wird. Das macht er jedoch nicht als Chef, sondern motivierend. Denn gut gelaunte Dienstleister sind viel leistungsbereiter als bloß angeleitete Mitarbeiter. Die besondere Fähigkeit besteht außerdem in der richtigen Einschätzung von Abläufen. Manche werden besser vom engagierten Dienstleister in Eigenregie ausgeführt. Andere bleiben bis zum Ende des Hochzeitsfestes unter der Regie des Wedding Planners. Zwischendurch vergibt ein guter Hochzeitsplaner auch Lob und strahlt für alle trotz viel Arbeit und Stress gute Laune aus. Bestenfalls überträgt sich diese positive Gesamtstimmung auf die Festgäste. Dann wird eine normale Hochzeit zu einem unvergleichlich fröhlichen Fest – und noch viel unvergesslicher.

Souveränität in der Kommunikation

Der Wedding Planner lädt ein, fragt Angebote ab, gibt Bestellungen auf und führt Nachfrage nach Bedarf. Eine freundliche und gleichzeitig professionelle Kommunikation ist dafür schriftlich und mündlich unverzichtbar. Dazu gehören außer einem rhetorischen Talent auch sichere EDV-Kenntnisse. Denn für Teile der Hochzeitsplanung wird in der Kommunikation zwischen Brautpaar und Dienstleister mit allen Medien online gearbeitet. Gleichzeitig zeichnet sich ein guter Hochzeitsplaner durch seine Fähigkeit aus, „das Gras wachsen“ zu hören. Aus feinen Zwischentönen erkennt er, wenn sich etwas ändern soll, ein Wunsch noch nicht erfüllt ist oder ein Detail Unzufriedenheit verursacht. Er geht auf solche Nuancen ein, um wirklich am großen Tag alles perfekt umzusetzen.

Netzwerkpartner überregional für möglichst jeden Hochzeitswunsch

Fotografen und Künstler, Stylisten und DJs, Caterer und Anbieter von Locations – ohne diese und weitere Dienstleister kann aus einer Hochzeit kaum ein rauschendes Fest werden. Der Wedding Planner führt deshalb ein stetig wachsendes Netzwerk zu diesen Anbietern. Er kennt die Preise und Möglichkeiten, kann mit diesen Menschen auf Vertrauensbasis verhandeln und dem Brautpaar für jedes Ablaufdetail der Hochzeit den am besten geeigneten Veranstalter empfehlen. Bestenfalls können die Brautleute aus mehreren Dienstleistern pro Sparte auswählen. Auch ungewöhnliche Hochzeitsthemen oder eine Hochzeit am ungewöhnlichen Ort lassen sich so exakt planen und bestmöglich umsetzen.

Sensibilität für interkulturelle Situationen sowie intuitives Empfinden für Etikette

Brauchtum spielt bei Hochzeiten eine wichtige Rolle. Schwierig wird die Hochzeitsplanung, wenn verschiedene kulturelle Hintergründe zu einem ganz eigenen, individuellen Hochzeitsbrauch verbunden werden müssen. Ein Wedding Planner besitzt den Überblick über Tabus und Regeln der Höflichkeit von allen Kulturen. Hat er dazu noch nicht die nötige Erfahrung, macht er sich damit vertraut. Viele Fortbildungen zu dieser Tätigkeit beinhalten Grundinformationen und Rollenspiele zu genau diesem interkulturellen Aspekt. Es werden alltägliche Situationen bei einer Hochzeitsfeier durchgespielt. Durch diese theoretische Vorbildung lassen sich Unstimmigkeiten am Festtag vermeiden. Denn nichts wäre schlimmer als ein Faux-Pas zwischen den Gästen oder gar gegenüber dem Brautpaar und den Eltern der frisch Vermählten.

Der Hochzeitsplaner wird ebenso wenig über seine Mitbewerber reden wie sie zu diskreditieren. Vielmehr ist er ein Meister der Diskretion selbst auf intensive Nachfrage. Auch wird er nie diskrete Details einer bereits ausgerichteten Hochzeit ausplaudern. Die aktuellen Kunden können sich auf diese unbedingte Schweigepflicht ebenfalls verlassen.

Professionell organisierte Hochzeiten liegen im Trend.

Wedding Planner – Ausbildungsvoraussetzungen

Eine Berufsschulausbildung zum Hochzeitsplaner existiert nicht. Aber wer BLW studiert und als Leistungsfach Eventmanagement studiert, erlangt dafür kaufmännisch und organisatorisch sehr gute Voraussetzungen. Von Vorteil für den Einstieg in den Traumberuf ist stattdessen eine Lehre als Veranstaltungskaufmann. Wer dazu bereits Erfahrung und technisches Wissen über Veranstaltungstechnik besitzt, ist bereits zu Berufsbeginn ein angehender Experte für eine gelungene Hochzeitsplanung. Da Wedding Planner immer mehr in Mode kommen, gibt es auch immer mehr Seminaranbieter in manchen Ländern. Solche Schulungen vermitteln die Grundlagen sowie wertvolles Zusatzwissen für die künftige Tätigkeit. Am Ende gibt es je nach Land und Seminarform ein Zertifikat. Dieses ist zwar nicht mit einem abgeschlossenen Beruf zu vergleichen, zeigt der Kundschaft aber, dass hier ein Profi mit vollem Engagement arbeitet.

Aufgaben für Wedding Planner

Wedding Planner – wie der Name aussagt – planen eine Hochzeit in allen Einzelheiten durch. Dies sind die hauptsächlichen Planungsaufgaben:

  • Besprechungen mit dem Brautpaar zur Organisation des Tages
  • Aufstellen der Hochzeitspapeterie von Visitenkarten und Einladungen bis zu Dankesschreiben
  • Suche nach einer geeigneten Location entsprechend dem Motto der Hochzeit und passend zur geplanten Anzahl an Gästen
  • Erstellen eines Konzepts für Ablauf und Rahmenprogramm
  • Organisation der Hochzeitsdekoration
  • Vermittlung von Künstlern für Showeinlagen und Musik
  • Menüplanung bereits für die Einladungen
  • Verhandlung mit allen Dienstleistern, auch um Rabatte beim Komplett- oder Einzelservice
  • Budgetplanung und Kalkulation aller Ablaufschritte

Dies ist nur eine beispielhafte Aufzählung. Im Grunde besteht die Aufgabe eines Hochzeitsplaners darin, mit all seinen Fähigkeiten das Brautpaar von der Planung zu entlasten. Der Festtag soll für alle zum großen Tag ohne Pannen und Überraschungen werden. Übrigens gibt es inzwischen auch eingetragene Partnerschaften, die ihren großen Tag von einem Wedding Planner organisieren lassen. Während des Festes treten auf Wunsch die Hochzeitsplaner als Moderator und Motivator auf. Nach der Feier übernehmen sie auch die abschließenden Aufgaben wie das Versenden von Dankschreiben oder die Übergabe von Gastgeschenken an alle Beteiligten.

Historische Entwicklung zum heutigen Beruf des Wedding Planners

Heutzutage können viele Planungsschritte für eine Hochzeit mühelos am Laptop und Schreibtisch erledigt werden. Dank Internet erfahren alle Gäste und Dienstleister binnen weniger Minuten vom großen Tag. Strategisch kluges Marketing macht auf den bevorstehenden großen Tag aufmerksam – online wie offline. Im Zuge immer neuer Hochzeitsideen sind die Aufgaben komplexer geworden. Doch das war nicht immer so. Der Wunsch nach einem rauschenden Hochzeitsfest erforderte früher eine aufwändige Logistik. Der ursprüngliche Hochzeitsplaner hatte alle Hände und Füße voll zu tun, bevor Brautpaar und Gäste rundum zufrieden ihren Heimweg antraten. Dies waren die ursprünglichen Aufgaben des Wedding Planners:

Einladung der Hochzeitsgäste

Einladungen wurden zu historischen Zeiten noch aufwändig versendet. Einmal dauerte es lange, bis die Hochzeitsgäste von der bevorstehenden Hochzeit erfuhren. Zum anderen war der Postversand damals teuer. So wurde ein Hochzeitsplaner (damals noch mit der Bezeichnung Hochzeitslader) ausgesendet, um alle Gäste zu informieren. Bei Wind und Wetter zog er in die Lande. Bei seiner Rückkehr zum Brautpaar brachte er zugleich Nachricht mit, welche Personen tatsächlich kommen würden. Dies war für die Planung der Location und Ausstattung, der Küche und des Programmablaufs auch damals wichtig. Im österreichischen Salzburg zog der Hochzeitsplaner ebenfalls aus, um die Braut um ihr Jawort zu bitten und sie zur Hochzeit einzuladen. Dieser Brauch wird dort manchmal bis heute fortgeführt.

Organisation des Rahmenprogramms

Anfangs war mit den Einladungen die Aufgabe des Hochzeitsplaners erfüllt. Traditionelle Hochzeiten hatten feste Abläufe hinsichtlich der Zeremonie, der Bräuche und des Abschlusses. Doch als sich der große Tag immer vielfältiger von der Tradition weg entwickelte, wurde aus dem Vertrauten des Brautpaars ein Manager für vielfältige Vorbereitungen. Er organisierte die Kutsche oder das Fahrzeug und ist im Laufe der geschichtlichen Entwicklung sogar zum Moderator des Festprogramms geworden.

Unterschied zwischen Wedding Planner und Eventmanager

Der Beruf des Eventmanagers ähnelt dem des Wedding Planners in einigen Punkten. Zur Tätigkeit gehören kaufmännische, organisatorische und Marketingaspekte. Allerdings arbeiten Eventmanager eher für Firmen und Institutionen und nicht für Privatpersonen. Sie werden mit Festlohn bezahlt, während der Hochzeitsplaner üblicherweise in Prozenten von den Gesamtausgaben der Hochzeit bezahlt wird. Zum Wedding Planner können Quereinsteiger über Seminare und Zusatzstudien werden. Eventmanagement ist dagegen an manchen Universitäten ein eigenes Studienfach. Für beide Tätigkeiten gilt:

  • Betriebswirtschaftliche solide Ausbildung,
  • Leidenschaft für Organisieren und Moderieren,
  • Freude am Umgang mit Menschen und
  • Flexibilität bei Planung und Umsetzung

sind Grundvoraussetzungen, um zur Freude der Kunden zu arbeiten.

Fazit:

Ein Hochzeitsplaner kümmert sich im Auftrag von Brautleuten um alle Belange der Hochzeit. Durch Seminare und mit vorhandener Ausbildung in kaufmännischen und organisatorischen Berufen wird er zum Profi für eine Märchenhochzeit genau nach den Wünschen von Braut und Bräutigam. Für viele Monate ab Terminfestlegung ist er ein wichtiger Vermittler zwischen seinen Auftraggebern und einem Netzwerk von Dienstleistern für Location, Programm und Ablauf des Festes.

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