Zeit ist kostbar, auch im Office der Lebenshilfe Fürstenfeld!

Sabine Karner arbeitet im Office der Lebenshilfe Fürstenfeld. Der Job, den sie seit ihrer WIFI-Ausbildung zur Office Assistentin mit viel Freude ausfüllt, dreht sich weniger um durchgetimtes Management und ausgeklügelte Terminplanungen.
Sehr viel zu tun ist trotzdem. Es sind ganz eigene Herausforderungen, die bewältigt werden wollen. Vor allem, weil der Kundenverkehr generell stark ist: „Unsere Kundinnen und Kunden sind Menschen mit Beeinträchtigungen und den ganzen Tag über da, weil sie – von der aktuellen Uhrzeit bis zum Geldwechseln – vieles brauchen“, erzählt die Oststeirerin. Dazu kommen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und externe Personen. Da ist Konzentration trotz offener Türen gefragt. Und der Blick auf die Uhr, denn Zeit ist kostbar, auch im Office!

Mein Zeit-Management – fünf Praxistipps:

Tipp eins: „Damit ich mit meiner Hauptarbeit sicher fertig werde – und ich werde immer unterbrochen – plane ich regelmäßige Tätigkeiten immer schon im Vorfeld wöchentlich fix ein. Rundherum markiere ich allerdings ein Zeitfenster für Unvorhersehbares. So behalte ich den Überblick und komme nicht in Stress – das wäre in meinem Umfeld nämlich überhaupt nicht angebracht“, erklärt Sabine Karner ihre Strategie.
Zeitmanagement ist natürlich auch ein Thema in den Lehrgängen zur Office Assistentin. Auch da wird ausführlich davor gewarnt, zu viel in zu kurzer Zeit hineinpressen zu wollen.

Die guten alten Post-its …

Tipp zwei: „Bei mir gehören Post-its als externer Speicher dazu, der Computer ist oft mit den kleinen geben Zetteln übersät.“ – Sabine Karner nutzt neben Outlook und Zehnfingersystem auch die gute alte Möglichkeit analoger Planung mit Papier und Kuli: „Wenn ich etwas mit der Hand schreibe, merke ich es mir viel besser als beim Eintippen. Ich denke, das wird vielen Menschen so gehen.“ Besonders kinästhetisch geprägte Personen ziehen oft Vorteile daraus, etwas handschriftlich aufzuzeichnen.
All das heißt natürlich nicht, dass sie ihren Job ohne die Computerkenntnissen aus der Office-Assistant-Ausbildung erledigen könnte: „Excel ist ein ständiges Thema mit all den Tabellen und Formularen.“ Auch Themen wie Normen und Schriftverkehr waren wichtiger Bestandteil der Ausbildung: „Ich glaube nicht, dass ich diesen Job ohne das WIFI-Diplom bekommen hätte“, sagt sie.

Nicht alles muss „sofort“ sein!

Tipp drei: „Das Telefon will abgehoben werden, auch die Haupt-Handkassa wird gerne spontan frequentiert, weil die Kundinnen und Kunden für einen kleinen Einkauf wechseln kommen“, so Sabine Karner. Gleichzeitig will sie ihre Arbeit nicht ununterbrochen unterbrechen und hat sich dafür einen Kompromiss überlegt: „Telefonanrufe nehme ich entgegen und machen eine Notiz für einen Rückruf. Dabei muss ich nicht viel denken und die Konzentration wird nicht unterbrochen. Ansonsten habe ich es mir abgewöhnt, immer sofort aufzuspringen. Die Fehlerquoten sind sonst zu hoch. Ich führe begonnene Abschnitte in der Arbeit zu Ende und wende dann gerne meine volle Aufmerksamkeit dem Kunden zu.“

Gute Planung braucht Flexibilität

Tipp vier: Die Arbeit in der Lebenshilfe Fürstenfeld passiert im Team. Das bedeutet gegenseitige Unterstützung und auch das braucht Zeit. Sabine Karner hat sich bereits im Vorfeld nicht zu 100 Prozent verplant, das lohnt sich jetzt: „Wenn ich sehe, dass an einem Tag mehr Zeit bleibt, freue ich mich darüber, sie mit den Kolleginnen und Kollegen für außergewöhnliche Aufgaben nutzen zu können. Oder ich hole mir eine Aufgabe aus der Zukunftsplanung in die Gegenwart und freue mich, das bereits jetzt erledigen zu können.“

Konzentration halten!

Tipp fünf: „Konzentration bei offener Tür, das kann man lernen“, weiß Sabine Karner aus Erfahrung. Ihr Rezept dafür: „Ich bleibe auf einer ‚bestimmten Stelle’ in der laufenden Arbeit stehen und fahre die Konzentration nur gerade soweit hinunter, dass ich die spontane Ablenkung wahrnehme und eventuell handeln kann. Im Hinterkopf bleibt die aktuelle Aufgabe trotzdem ständig auf ‚Go!’.“ Es funktioniert, sagt sie, damit spart man Energie.

Office Assistentin mit außerordentlicher LAP

Wie Sabine Karner bereits betont hat: Ohne die Ausbildungen hätte sie den Job bei der Lebenshilfe Fürstenfeld wahrscheinlich nicht bekommen. Es war allerdings nicht nur das Zeitmanagement, das sie am WIFI verinnerlicht hat. Für die gelernte Einzelhandelskauffrau und Mutter dreier Kinder waren es auch die Computer-Kenntnisse, Themen wie „Event-Organisation“ und vieles mehr, was ihr den Weg in diesen neuen Beruf als anerkannte Fachfrau im Office ermöglicht haben.
Vier Wochen nach dem Abschluss der WIFI-Ausbildung zur Office Assistentin –übrigens mit ausgezeichnetem Erfolg – trat Sabine Karner zur außerordentlichen LAP als Bürokauffrau an und hat auch diese Prüfung gemeistert. Gratulation zu allem!

Der Job von Sabine Karner ist vielfältig und dreht sich vor allem rund um die Verwaltung. Dazu kommen das Verrechnen der Tagsätze und der Mobilen Dienste, Pflege der Personalunterlagen, Post, die ständige Datenpflege oder das Kassabuch. Die diplomierte Office Assistentin unterstützt auch die Vorbereitungsarbeiten für die Buchhaltung und zahlt die Arbeitsprämien an die Kundinnen und Kunden der Lebenshilfe Fürstenfeld aus. Außerdem nimmt sie die Anfragen und Buchungen für die dazugehörigen Ferien-Appartements VISaVIS entgegen und bearbeitet sie.

Ein spannender Job im Office – wäre das nicht auch etwas für Sie?

Hier können Sie mehr über „Office Assistent/in – Basislehrgang“ bzw. über „Office Assistent/in – Aufbaulehrgang“ nachlesen und auf Wunsch online buchen.
Auch ein eigenes Seminar zum Thema “Selbstmanagement im Office” könnte beim Thema Zeitmanagement hilfreich sein.
Und hier geht’s zum Überblick über alle am WIFI angebotenen Bildungsveranstaltungen im Bereich Office Management / Sekretariat.
Beratung und Buchung auch unter Tel. 0316-602-1234
Dieser Artikel könnte interessant sein: Office Assistentin – gut ausgebildet in die Zukunft.