Die häufigsten Fehler in der Personalverrechnung

„Fehler in der Personalverrechnung können für Unternehmen schwere finanzielle Folgen haben“, weiß Thomas Michelitsch, BA, MSc. Der Fachexperte für die GPLA (Gemeinsame Prüfung der lohnabhängigen Abgaben) und Steuerrecht im Fachbereich des Finanzamtes Graz-Stadt ist Lehrgangsleiter und Trainer am WIFI Steiermark und unterrichtet am Bildungszentrum der österreichischen Finanzverwaltung. Er klärt über die drei häufigsten Fehler in der Personalverrechnung auf.

Fehler 1: Tagesgelder für Dienstreisen nicht versteuern

Wenn für Dienstreisen Tagesgelder fällig werden, sind diese nur unter gewissen Umständen abgabenfrei. Das Einkommensteuergesetz unterscheidet zwei Arten von Dienstreisen, für die unterschiedliche Regelungen gelten:

• Dienstreise nach dem 1. Tatbestand: Diese liegt vor, wenn Arbeitnehmer/innen ihren Dienstort zur Ausführung ihrer Tätigkeit verlassen müssen und am selben Tag wieder dorthin zurückkehren.
• Dienstreise nach dem 2. Tatbestand: Bei dieser handelt es sich um Reisen, bei dem Arbeitnehmer/innen keine tägliche Rückkehr zugemutet werden kann. Eine Entfernung von 120 km gilt hierbei als unzumutbar.

Bei Dienstreisen nach dem 1. Tatbestand bleiben Tagesgelder steuerfrei, soweit kein neuer Arbeitsmittelpunkt entsteht. Dieser Fall tritt bei durchgehenden und regelmäßig wiederkehrenden Tätigkeiten am gleichen Einsatzort (mind. einmal pro Woche) nach 5 Tagen und bei unregelmäßig wiederkehrender Tätigkeit am gleichen Einsatzort nach 15 Tagen pro Kalenderjahr ein. Danach werden die Tagesgelder steuerpflichtig. Die Tagesgelder für Dienstreisen nach dem 2. Tatbestand sind für Arbeiten an einem gleichbleibenden Ort grundsätzlich sechs Monate lang steuerfrei. Für Tages- und Nächtigungsgelder ab dem siebten Monat gilt keine Steuerfreiheit, sofern der Arbeitsort nicht erneut gewechselt wird. In diesem Fall beginnt die sechsmonatige Frist von vorne.

„Darüber hinaus sind Tagesgelder nur dann steuerfrei, wenn ein konkreter Anspruch aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift bestehet“, schildert Michelitsch. Darunter versteht man Kollektivverträge, Gesetze, Dienst- und Besoldungsordnungen. Diese regeln unter anderem die Ansprüche auf Tagesgelder für Baustellen- und Montagetätigkeiten, Transportfahrten wie Taxi- und Lieferservices sowie Außendiensteinsätze, die unter gewissen Voraussetzungen zeitlich unbegrenzt steuerfrei bleiben.

Fehler 2: SEG-Zulagen ohne Arbeitsnachweis pauschal vergelten

SEG-Zulagen (Schmutz-, Erschwernis-, und Gefahrenzulagen) entschädigen Arbeitnehmer/innen für Leistungen, die unter besonders erschwerten Umständen erfolgen. „Diese Zahlungen sind aber nicht automatisch als steuerfrei zu werten“, informiert Michelitsch. Das Einkommenssteuergesetz regelt, welche Voraussetzungen für eine steuerliche Begünstigung erfüllt werden müssen. Lohngestaltende Vorschriften legen zudem fest, welche Tätigkeiten steuerlich begünstigt werden.

Eine SEG-Zulage ist dann steuerfrei, wenn die von Dienstnehmer/innen zu leistenden Arbeiten überwiegend, – d.h.  länger als die Hälfte der gesamten Arbeitszeit, für die eine Zulage gewährt wird – eine außerordentliche Verschmutzung, Erschwernis oder Gefahr bedeuten. Eine pauschale Aufteilung von monatlich gewährten Zulagen, wie sie in der Praxis häufig durchgeführt wird, ist also nicht zulässig. Deswegen ist es notwendig, dass für jede Arbeitnehmerin und jeden Arbeitnehmer genau dokumentiert wird, welche Arbeiten wann und wo geleistet wurden. „Der genaue Nachweis über erbrachte Leistungen lohnt sich für Unternehmen, denn gerade die Nachversteuerung von SEG-Zulagen führt oft zu existenzbedrohenden Nachzahlungen“, warnt Michelitsch.

Fehler 3: Gleitzeitvereinbarungen nicht schriftlich festhalten

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mit gleitender Arbeitszeit dürfen Anfang und Ende der täglichen Normalarbeitszeit – innerhalb eines vereinbarten zeitlichen Rahmens – selbst bestimmen. „Im Arbeitsalltag wird aber oft von Gleitzeit gesprochen, obwohl es keine schriftliche Gleitzeitvereinbarung mit den Dienstnehmer/innen gibt“, erklärt Michelitsch. Was viele nicht wissen: Mündliche Vereinbarungen sind rechtsunwirksam. „Bei einer Steuerprüfung zieht dieser Fehler häufig immense Nachzahlungen nach sich“, erläutert der Experte.

Prinzipiell dürfen Gleitzeitvereinbarungen in jeder Branche getroffen werden. In Firmen mit Betriebsrat muss sie in einer Betriebsvereinbarung festgehalten werden. Gibt es keinen Betriebsrat, muss die gleitende Arbeitszeit mit allen Angestellten einzeln vereinbart werden. In jedem Fall muss die Vereinbarung jedoch schriftlich erfolgen und folgende Informationen enthalten:

• Der Gleitzeitrahmen: In diesem Zeitraum können Angestellte ihre Arbeitszeit täglich frei antreten und beenden.
• Die Dauer der Gleitzeitperiode: In diesem Zeitraum können Angestellte ein Zeitguthaben auf- und abbauen.
• Das Höchstausmaß von Übertragungsmöglichkeiten von Zeitguthaben und Zeitschulden in die nächste Gleitzeitperiode: Am Ende der Gleitzeitperiode verfügen Angestellte entweder über ein zeitliches Minus oder Plus an Arbeitsstunden. Dieser Saldo wird als Zeitguthaben bzw. Zeitschulden in die nächste Gleitzeitperiode „mitgenommen“. Ein positives Zeitsaldo, welches das Höchstausmaß überschreitet, kann als Zeitguthaben in Form von Überstunden ausgezahlt werden.
• Die Dauer und Lage der fiktiven Normalarbeitszeit: Auch wenn Angestellte ihre Arbeitszeit flexibel beginnen und beenden können, gelten fiktive Normalarbeitszeiten. Anhand von diesen wird bemessen, wie viel Arbeitszeit bereits erbracht wurde und für welche Abwesenheitszeiten (z.B. Urlaub oder Krankenstand) eine Entgeltfortzahlung geleistet werden muss. Die tägliche bzw. wöchentliche Normalarbeitszeit darf die gesetzlichen Vorgaben jedoch nicht überschreiten.

Ohne schriftliche Gleitzeitvereinbarungen können die vermeintlichen Gleitstunden im Zuge einer Prüfung als Überstunden gewertet und inkl. Überstundenzuschlag nachversteuert werden.

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