Wie viel “Prepper” steckt in einem Einkäufer?

Leergeräumte Lager, Lieferengpässe, ausverkaufte Produkte – in Zeiten von globalen Krisen oder gar drohenden Pandemien sind das Realitäten, denen sich mancher Bürger möglicherweise stellen muss. Als Einkäufer in einem Unternehmen allerdings sollte man es gar nie so weit kommen lassen. Denn „time is money“ – auch im Einkauf. Wareneinkäufe „in letzter Minute“ sind weder praktikabel noch finanziell für Unternehmen von Vorteil. Stattdessen ist langfristige Planung das Erfolgskonzept für Einkäufer.

„Ein Einkäufer muss einen Bedarf bereits erkennen, bevor er überhaupt da ist. Ist er bereits eingetreten, wird es teuer. Denn alles, was man dringend, sofort und schnell braucht, kostet auch mehr Geld,“ sagt Gerhard Orthaber. Er ist Lehrgangsleiter des Diplomlehrgangs für Einkaufsmanagement am WIFI Steiermark und kennt die Herausforderungen des Unternehmenseinkaufs sehr gut aus eigener Erfahrung.

Einkäufer so früh wie möglich einbinden

„Das, was viele Unternehmen immer noch zu wenig umsetzen, ist „early involvement“. Das heißt: Je früher man den Einkäufer in die Abwicklung eines Auftrags einbindet, desto wirkungsvoller. Am besten sollte man ihn gleich involvieren, sobald die Auftragsvergabe stattgefunden hat“, erklärt Gerhard Orthaber. Weiß ein Einkäufer früh genug, dass ein Bedarf besteht, kann er auch eher reagieren und entsprechende Verhandlungen mit den Lieferanten starten. Das kann sich dann auch preislich positiv auf den Wareneinkauf auswirken.

„Im besten Fall kommt der Geschäftsführer von selbst auf den Einkauf zu und erkundigt sich nach den Möglichkeiten – etwa Preisnachlässe oder Lieferdaten. Das ist insbesondere bei Großaufträgen sinnvoll“, sagt Herr Orthaber.

Kommt es zu einem Mangel an lagernden Waren, ist fast immer irgendwo im Prozess etwas schiefgelaufen. Häufig wurden Bestandszahlen in Lagern nicht sauber gepflegt oder kommuniziert, sagt Gerhard Orthaber: „Je gewissenhafter und vorausschauender das eigene ERP-System gepflegt wird, desto seltener kommt es zu kurzfristigen Mängeln. Und wenn doch, kann man meistens schneller darauf reagieren, als wenn es einen unvorbereitet trifft.“

Was tun bei Lieferengpässen?

Stichwort „unvorbereitet“: Gerade Lieferausfälle aufgrund unvorhergesehener Ereignisse können den Unternehmenseinkauf in Bedrängnis bringen. Naturkatastrophen, Epidemien oder restriktive Zollbestimmungen können von einen Tag auf den anderen passieren. Darum gilt auch hier: Je früher man sich um ein Backup kümmert, desto besser für den eigenen Betrieb.

„Eines der Hauptrisiken für den Einkauf sind Monopole. Also wenn man sich beispielsweise einem bestimmten Lieferanten verpflichtet oder es überhaupt nur einen einzigen Produzenten für die benötigte Ware gibt. Als Einkäufer sollte man sich darum immer um eine „second source“ kümmern – also eine alternative Bezugsquelle. In manchen Fällen lohnt es sich auch, Backups in den jeweiligen Verkaufsländern anzulegen. Es kommt aber ganz stark darauf an, ob und wie sich das mit den Lieferanten vereinbaren lässt“, erklärt Gerhard Orthaber und spricht damit einen weiteren wesentlichen Punkt an: die Lieferantenbeziehung.

Beziehungen pflegen – nicht nur in Krisenzeiten

Wer sich in guten Zeiten mit den Lieferanten gutstellt, hat sie auch in schlechten Zeiten auf seiner Seite – das sollte das Credo jedes Einkäufers sein.

„Das ist etwas, das besonders die Geschäftsführungsebene in Unternehmen forcieren sollte“, ist Gerhard Orthaber überzeugt. „Zu wichtigen Lieferanten und Produzenten sollte es immer eine persönliche und partnerschaftliche Beziehung geben. Denn wer sich nur in Krisensituationen um den Lieferanten „kümmert“, gerät schnell ins Hintertreffen. Anders herum ist die Nachfrage in Hochphasen meist riesig. Wer einen guten Kontakt zum Lieferanten unterhält, hat dann oft den Vorteil, bevorzugt bedient zu werden.“

Gute Beziehungen waren gerade in den letzten Jahren sehr wichtig. Denn die hohe Nachfrage bei niedrigem Angebot versetzte die Einkäufer zunehmend in schlechtere Verhandlungspositionen. Mit ein Grund, warum Einkäufer aktuell eine sehr gefragte Berufsgruppe sind – denn die Auftragslage der Unternehmen ist nach wie vor sehr gut.

Einkäufer sind nur bedingt „Prepper“

Gute Vorbereitung ist also das A und O im Unternehmenseinkauf. Aber wie sieht es damit aus, benötigte Ware zu „bunkern“? Wäre es nicht sinnvoll, so wie „Prepper“ Vorräte anzulegen, um auf Krisenzeiten vorbereitet zu sein?

Gerhard Orthaber hat dazu eine eindeutige Ansicht: „Als Einkäufer muss man sehr gut argumentieren können, um das Bunkern bestimmter Ware zu rechtfertigen. Denn kaum ein Unternehmen hat die Mittel oder den Platz, um sich für solche eventuell eintretenden Notzeiten zu rüsten. Besser als sich ‘Vorräte‘ anzulegen, die man vielleicht irgendwann einmal brauchen kann, ist es, mit Kreativität an die Vorbereitung heranzugehen. Und ganz wichtig: das Risiko an den Lieferanten abzugeben. Mit bindenden Verträgen und einer guten Beziehung erreicht man oft mehr, als sich unnötig das Lager anzuhäufen.“

Einkäufer und Prepper haben also viel weniger gemeinsam, als man auf den ersten Blick annehmen könnte. Was sie aber eint, ist die Gewissheit, dass die nächste Krise mit Sicherheit irgendwann kommt. Und darauf gilt es sich vorzubereiten – auf die eine oder andere Weise.

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Foto: Melbinger, adobe stock – industrieblick