Immer mehr Firmen ermöglichen ihren MitarbeiterInnen Home-Office. In Zeiten wie diesen ist es sogar unabdingbar. Arbeiten im Pyjama, keine Schlange vor der Kaffeemaschine, Videokonferenzen auf der Couch: Das klingt schon nach Luxus. Aber im Home-Office lauern auch unzählige Ablenkungen. Effizientes Zeitmanagement ist also die Devise – und das nicht nur zu Hause.
Fokussiertes Arbeiten an einer einzigen Aufgabe ist heutzutage gar nicht mehr so einfach. Das Smartphone vibriert ständig, E-Mails rollen herein und das ein oder andere Team-Meeting steht ebenfalls an. Noch schlimmer ist es im Home-Office, das viele arbeitende Menschen in diesen Tagen zum ersten Mal erleben. Da warten nicht nur Office-Tasks auf Bearbeitung, sondern auch der Abwasch, die unordentliche Abstellkammer und die eine oder andere Netflix-Watchlist. Es scheint, als wäre „Multitasking“ inzwischen mehr zum Fluch als zum Segen geworden.
Es gilt also, mit Methode an die To-Do-Liste heranzugehen und sich wieder mehr auf nur eine einzige Aufgabe zu konzentrieren als auf zig verschiedene. Eine dieser Methoden ist die sogenannte „Pomodoro-Technik“. Sie hat aber weniger mit Tomaten zu tun als mit effektivem Zeitmanagement.
Was ist die Pomodoro-Technik?
Die Pomodoro-Technik hilft, die vorhandene Zeit sinnvoll und produktiv zu nutzen. Entwickelt wurde sie bereits in den 80er-Jahren von Francesco Cirillo, der sie nach einer Eieruhr in Form einer Tomate (ital. pomodoro) benannte. Die Pomodoro-Technik ist eine Mischung aus konzentrierter Arbeit ohne Ablenkung und regelmäßigen Pausen, um den Geist auf Trab zu halten.
Konkret besteht die Pomodoro-Technik aus fünf einfachen Schritten:
- Aufgabe formulieren
Am besten schreibt man dazu die Aufgabe nieder, der man sich in den folgenden Zeitabschnitten („pomodori“) widmen will. Jede andere Aufgabe oder Ablenkung wird in dieser Zeit ignoriert – auch E-Mails oder Anrufe.
- Wecker oder Handy-Timer auf 25 Minuten stellen
- Die Aufgabe abarbeiten, bis der Wecker klingelt
- 5 Minuten Pause machen
Achtung: In den kurzen Pausen sollte man keine andere größere Tätigkeit anfangen, sondern eher Bildschirmpause machen, ein paar Schritte gehen oder Wasser oder Kaffee holen.
- Nach 3 bis 4 „pomodori“ eine längere Pause einlegen
Pausen sinnvoll nutzen
Der Vorteil der Pomodoro-Technik ist, dass man sie ganz nach seinen eigenen Wünschen gestalten kann. Merkt man nach einiger Zeit, dass die 25 Minuten zu kurz sind, kann man die „pomodori“ auch verlängern.
Wichtig ist, dass man die Pausen zwischen den Arbeitseinheiten nicht nutzt, um „schnell schnell“ etwas anderes zu erledigen. Genau dort lauert nämlich die Gefahr, dass die Ablenkung plötzlich zur Hauptsache wird und die eigentliche Aufgabe in Vergessenheit gerät. Denn Studien haben gezeigt, dass unser Gehirn nach einer Ablenkung im Schnitt 23 Minuten braucht, um sich wieder vollauf konzentrieren zu können. Besser ist es also, es gar nicht erst so weit kommen zu lassen und die Pausen auch wirklich als solche zu nutzen. Größere Tasks verschiebt man lieber auf die lange Pause nach mehreren „pomodori“ oder geht sie erst dann an, wenn die eigentliche Aufgabe erledigt ist.
Mit Apps produktiver im Home-Office
Für die Pomodoro-Technik braucht es im Grunde also nicht mehr als eine Eieruhr oder den Timer auf dem Smartphone. Natürlich gibt es auch Apps, die einem die Umsetzung der Methode erleichtern – zum Beispiel „Flat Tomato“ für das iPhone oder „Brain Focus“ für Android.
Wer sein Smartphone für die produktive Zeit lieber verbannen will, kann aber auch auf Desktop-Lösungen zurückgreifen. Die Open Source-App „Tomighty“ für Mac und Windows arbeitet etwa mit dem klassischen Tomaten-Timer. Wer es noch stylischer mag, ist mit „stretchly“ gut bedient. Die Desktop-App erinnert mit bildschirmfüllenden Störern an die Pausen und schlägt auch gleich Aktivitäten für die fünf Minuten zwischendurch vor (zum Beispiel „Trink ein Glas kaltes Wasser“, „Iss ein Stück Obst“ oder Übungen für verspannte Muskeln).
Tomaten im Büro?
Grundsätzlich ist die Pomodoro-Technik nicht nur fürs Home-Office geeignet, sondern auch für den normalen Büroalltag. Aber natürlich ist die Umsetzung dort schwieriger. Schließlich kann immer einmal der Chef mit wichtigen Aufgaben hereinplatzen oder der Kaffeeplausch mit den KollegInnen länger dauern. Dennoch kann man einige wichtige Learnings aus der Pomodoro-Technik auch mit ins Büro nehmen: Aufgaben splitten und nacheinander abarbeiten, bewusst Pausen nehmen und Ablenkungen als solche erkennen und am besten eliminieren. Dann klappt es auch im Großraumbüro mit der produktiven Arbeitszeit.
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