Sechs Tipps für effizientes Zeitmanagement im Home-Office

Arbeiten im Home-Office klingt wie purer Luxus. Ausschlafen, Videocalls mit Jogginghose, essen, was der Kühlschrank hergibt… Allerdings sieht die Realität deutlich anders aus. Home-Office erfordert nicht nur Disziplin, sondern auch Zeitmanagement, damit sich kein „Schlendrian“ einschleicht. Wie gestaltet man seinen Tag im Home-Office also so produktiv wie möglich?

Home-Office ist keine neue Erfindung, wird aber mehr und mehr gesellschaftstauglich. Gerade jetzt, wo viele Angestellte gezwungenermaßen in die Heimarbeit wechseln müssen, werden die Vor-, aber auch die Nachteile besonders deutlich. Zwar besagen Studien, dass das Home-Office produktiver und zufriedener macht als die Arbeit in einem geschäftigen Großraumbüro, es erfordert aber mehr Strukturen und Zeitmanagement. Zu verführerisch sind ansonsten die Ablenkungen in den eigenen vier Wänden.

Wie fährt man im Home-Office also am besten, um seine Aufgaben zeitgemäß zu erledigen? Patentrezept gibt es leider keins – nicht jeder fühlt sich im Home-Office sofort pudelwohl. Für manche ist das Neuordnen und Umstrukturieren um einiges anstrengender, als jeden Tag ins Büro zu fahren. Dennoch gibt es einige Tipps, die die Heimarbeit und die Planung erleichtern.

1. Produktive Zeiten feststellen

Ob Langschläfer oder Nachteule: Jeder von uns hat einen gewissen Biorhythmus. Gerade im Home-Office, wo der Arbeitsalltag etwas flexibler gestaltet sein darf, kann man gut feststellen, zu welcher Tageszeit man am produktivsten ist. Manche Menschen profitieren davon, besonders früh aufzustehen und alles zeitig abzuarbeiten. Andere laufen erst am Nachmittag richtig warm. Teilt man sich seine Aufgaben nach seinem Rhythmus ein, gehen sie einem wesentlich leichter von der Hand. Das Credo lautet also: „Hoch-Zeiten“ am besten nutzen, um Projekte voranzutreiben – weniger anstrengende Arbeiten (z.B. Mails schreiben, Telefonate führen) in die „Tiefs“ des Tages legen.

2. Zeitplan erstellen und Ziele festlegen

Zeitpläne sind im Home-Office eine gute Möglichkeit, um Struktur in den Tag zu bringen. Indem man feste Arbeitszeiten genauso wie Pausen, Puffer für unvorhergesehen Termine oder Telefonate festlegt, vermeidet man, von Aufgabe zu Aufgabe zu „springen“ oder gewisse Tätigkeiten schleifen zu lassen. Zwar erfordern solche Pläne Disziplin und etwas Gewöhnungszeit, aber sie lassen sich flexibel planen und an den eigenen Biorhythmus anpassen.

Eine weitere Planungsmöglichkeit ist eine klassische To-Do-Liste mit Tages- und Wochenzielen, um kontinuierlich und fokussiert an seinen Projekten zu arbeiten. Wichtig ist, den eigenen Plan immer wieder neu zu evaluieren und gegebenenfalls abzuändern. Denn Ziele und Vorhaben sind auch im Home-Office nicht in Stein gemeißelt.

3. Prioritäten setzen

Nicht jede Aufgabe ist so wichtig wie die andere. Und auch im Home-Office gibt es Deadlines und Abgabetermine, die eingehalten werden müssen. Darum kann und soll die Arbeitsliste zugleich auch eine Prioritätenliste sein. So lässt sich relativ schnell feststellen, welche Aufgaben wirklich dringlich sind – und welche getrost auf später verschoben werden können. Das ist insbesondere dann nützlich, wenn man sich gerne von anderen Pflichten (z.B. im Haushalt) ablenken lässt.

4. Regelmäßig Pausen einlegen

Auch Pausen gehören zum Home-Office. Sie sind sogar notwendig, um den Kopf ein bisschen „durchzulüften“. Anders als im Büro entfallen aber die Gespräche mit den KollegInnen oder die gemeinsame Kaffeepause. Anstatt also die Pausen mit Internetsurfen oder Smartphone-Apps zu verbringen, sollte man lieber ganz bewusst Abstand nehmen. Das kann bedeuten: ein kurzer Spaziergang, eine 5-Minuten-Sporteinheit oder ein paar Minuten Lieblingsmusik über Kopfhörer. Auch für das Mittagessen sollte man sich Zeit nehmen, anstatt nur schnell einen Snack neben dem PC hinunterzuschlingen.

5. Ablenkungen vermeiden

Der liegengebliebene Abwasch, die frischgewaschene Wäsche oder die Spielekonsole verleiten gern dazu, ein paar Pausen mehr einzulegen. Um diesen Ablenkungen entgegenzuwirken,  kann man Konzentrationstechniken einsetzen (z.B. die Pomodoro-Technik) oder seine Prioritätenliste um die Haushaltsarbeit erweitern. Auch Freizeitaktivitäten gehören zum Plan und dürfen ebenfalls einen Platz im Kalender einnehmen. So dienen sie nicht mehr der „Ablenkung“, sondern sind Teil der Tagesplanung, die man nach getaner Arbeit erledigt.

6. Rechtzeitig Feierabend machen

„Wissen, wann Schluss ist“ – dieses Motto ist auch im Home-Office wichtig. Denn obwohl man zu Hause ist, ist man doch im Arbeitsmodus und neigt dazu, „noch schnell“ was zu erledigen, wenn das Office doch sowieso verfügbar ist. Aber wie im Büro muss auch zu Hause irgendwann Feierabend und Zeit zur Regeneration sein. Also: Ruhig für den Abend etwas vornehmen und das in die Zeitplanung des Tages mit aufnehmen. Mit Aussicht auf ein schönes Abendessen, einen tollen Film oder Zeit mit der Familie fällt dann auch das „Ausstempeln“ im Home-Office leichter.

Foto: Adobe Stock – baranq

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