„Wir sind uns einig, dass eine Digitalisierungsoffensive durch das Land stürmt“, stellte DI Michael Altrichter, Business Angel und Impact Investor kürzlich in einer Tageszeitung fest. Der Sprung von offline zu online sei exorbitant. Durch die Wochen der Corona-Krise haben sich Teile unseres „Homes“ mehr und mehr in „Offices“ verwandelt und viele von uns können mit den täglichen Online-Konferenzen schon ganz gut umgehen. Sie sind zum Daily Business geworden – trotz der „Kinderkrankheiten“, mit denen man sich immer noch tagtäglich herumzuschlagen pflegt … Wir baten Günther Neubauer, WIFI-Lehrbeauftragter und Inhaber der Firma „Neubauer IT Training Consulting“, um diesbezüglichen Input:
Tipps für das gelungene Online-Meeting:
Erste Frage: Welcher Teil des Meetings ist Ihr Job? Je nachdem benötigen Sie einen unterschiedlich tiefen Einblick in die diversen Konferenz-Programme. Die Möglichkeiten für Technikinteressierte sind vielfältig und reichen vom gleichzeitigen Versenden von Zusatzlinks bis zu anonymen Umfragen unter den Teilnehmenden. Das Einspielen von Präsentationen während eines Meetings sollte aber auch einem Teilnehmenden mittels Bildschirmfreigabe gelingen.
Teilnahme gelungen?
Sie sind Teilnehmende/r? Dann brauchen Sie meist nur auf den ausgesandten Link klicken und Ton wie Mikro aufschalten. „Die Hardware dafür können PCs, Notebooks, Tablet Computer oder auch Smartphones sein“, so Günther Neubauer grundsätzlich. „Wichtig ist vor allem die Webcam mit Mikrophon, wobei die Kamera mindestens 1080p haben sollte.“ – Ohne jetzt auf die technischen Hintergründe einzugehen: Die 1080p (Pixel) haben damit zu tun, wie „scharf“ Sie bei der Videokonferenz bildlich gesehen auftreten können …
Wobei – einfach draufklicken muss nicht immer funktionieren. Aus der Erfahrung der vergangenen Wochen wissen Leidtragende, dass manche Konferenzprogramme mit bestimmten Browsern besser funktionieren.
Einfach draufklicken genügt?
Naja, nicht immer und überall. „Man benötigt eine stabile Internetgeschwindigkeit für jeden aktiven User von zirka 4 bis 5 Mb/s. Das heißt, wenn drei Personen zuhause gleichzeitig an Videokonferenzen teilnehmen, sind 12 bis 15 Mb/s. erforderlich. In größeren Städten ist das in der Regel kein Problem. In ländlichen Gegenden kann das durchaus eine Herausforderung sein“, weiß Günther Neubauer.
„Knigge“ für die Video-Konferenz
Hat die Entwicklung unseres Verhaltens samt den Do’s und Dont’s mit dem Sturm der Digitalisierung Schritt gehalten? Günther Neubauer empfiehlt, natürlich auch online auf sein Äußeres zu achten – mit dem augenzwinkernden Zusatz: „Zumindest für den sichtbaren Teil!“ Mode, Rasur, Frisur sollten ganz normal „bürofit“ sein, sofern dies mangels verfügbarer Friseurtermine eben möglich ist. Was sich nicht verändert hat, ist die geforderte Pünktlichkeit: Nur, weil man zuhause sitzt, heißt das nicht, dass man die Uhr ignorieren darf.
Das gilt übrigens für die gesamte Zeit im Homeoffice: Arbeitszeiten auszumachen UND einhalten, sei ebenso wichtig wie Ziele festzulegen, so der Experte. Das gilt natürlich auch für die Pausen.
Und noch etwas: Es macht durchaus Sinn, die Software VOR dem Meeting zu testen. Sonst müssen alle anderen darauf warten, bis der Letzte endlich „erscheint“ und nicht alle üben sich diesbezüglich gerne in Toleranz.
Vorstellen – Sprechen – auf den Punkt kommen
In neuen Runden oder mit neuen Teilnehmenden darf die Vorstellungsrunde genauso wenig wie in der Offline-Welt fehlen. Auch zu schnell zu sprechen, zu nuscheln oder andere nicht ausreden zu lassen, nervt wie eh und je. Es macht auch Sinn, bald auf den Punkt zu kommen – wer Onlinemeeting-erfahren ist, hat vielleicht bereits gemerkt, dass die neuen Konferenzen einen schneller ermüden als herkömmliche Meetings.
Mimik, Gestik und Bewegung
Nachdem man die ganzheitlichen, körpersprachlichen Signale im Bildausschnitt des Online-Meetings nicht sieht, bleiben Mimik und Gestik – und auf die sollte man achten, so Neubauer. Es macht auch Sinn, eher still zu sitzen: In einer Videokonferenz fällt die Bewegung des Gesprächspartners um so mehr auf, weil er einen Rahmen rund um sich hat! Ist man zu dynamisch, fällt man – im wahrsten Sinn des Wortes – aus dem Rahmen. Besser auf kleine Bewegungen setzen, lächeln oder mit dem Kopf nicken, das kommt besser an. Und schauen Sie in die Kamera – das sind die Augen Ihres Gegenübers!
Welcher Hintergrund?
„Inszenieren Sie den Kamerahintergrund bewusst“, rät Günther Neubauer. „Das können virutelle Hintergründe aus dem Meetingprogramm, Bilder, Firmenlogos, oder ein Bücherregal sein – aber bitte nicht der Hund, der durch das Meeting springt!“ Auch die Hintergrundgeräusche müssen einkalkuliert werden (Küche, WC, Kinder, Bad, Tiere …), am besten ist das Zimmer verschließbar. Ansonsten rät er noch zur Schaffung einer angenehmen Atmosphäre mit guter Sitzmöglichkeit, Pflanzen und ausreichend Licht. Wobei das bitte nicht von hinten kommen soll, weil das Gesicht sonst unkenntlich ist.
Bleibt, auf den Abschluss eines Online-Meetings mit Feedbackmöglichkeit hinzuweisen – und auf die vielfältigen WIFI-Lehrgänge, welche das Thema „Digitalisierung“ vertiefen und erweitern:
- Hier können Sie mehr über den WIFI-Kurs „Das digitale Büro“ oder „Office 365 für Administratoren“ nachlesen.
- Und hier finden Sie alle WIFI-Bildungsangebote zum Thema „Office Management / Sekretariat“ und auch über „EDV / Informatik“.
- Beratung und Buchung auch via WIFI E-Mail (info@stmk.wifi.at ) oder unter Tel. 0316-602-1234Fotos: WIFI Steiermark / Melbinger, ©AdobeStock/ty