Eva Schober Wedding Planner Hochzeitsplaner Hochzeitsabsage

Hochzeit abgesagt? So meistern Wedding Planner die Situation

Die Corona-Krise hat viele Branchen in arge Bedrängnis gebracht – auch die Wedding Planner. Gecancelte Hochzeiten, frustrierte Partnerbetriebe, enttäuschte Brautpaare: Absagen sind auch ohne eine Pandemie eine Herausforderung, sowohl organisatorisch als auch emotional. Worauf sollten Wedding Planner also im Vorhinein schon achten, um die Situation bestmöglich zu handeln?

Die letzten Wochen und Monaten haben zahlreiche Unternehmen hart gebeutelt. Insbesondere die Event- und Veranstaltungsbranche hatte mit zahllosen Absagen zu kämpfen. Das betraf auch die HochzeitsplanerInnen: Das Untersagen größerer Veranstaltungen zwang viele Brautpaare dazu, ihre Hochzeit zu verschieben oder ganz abzusagen. Ein gewaltiger organisatorischer Aufwand, besonders wenn es sich um eine Hochzeit im Ausland handelte.

Mag. Eva Schober, Wedding Plannerin mit Spezialisierung auf eben jene Auslandshochzeiten, erzählt von der Ungewissheit ihrer Paare: „Meine Hochzeiten finden fast ausschließlich in Italien, Slowenien und Kroatien statt. Die Grenzschließungen und strikten Auflagen machten und machen es für viele meiner Kunden unumgänglich, ihre Feier zu verschieben. Natürlich kann man, wenn die Grenzen ohne Einschränkungen passiert werden können, auch nur in kleinerer Runde vor den Standesbeamten treten. Aber den meisten sind natürlich die Feier danach, das Treffen mit ihren Lieben und die persönlichen Gratulationen enorm wichtig. Wenn all das nicht möglich ist, ist es verständlich, dass viele umdisponieren.“

Eva Schober Wedding Planner Hochzeitsabsage
Gerade die Corona-Krise hat viele Wedding Planner und ihre Kunden in Bedrängnis gebracht. Hochzeitsplanerin Eva Schober plädiert dabei immer auf eine offene und ehrliche Kommunikation.

Emotionale Situation auch für Wedding Planner

Aber auch ganz ohne Corona-Krise kann es immer passieren, dass eine Hochzeit abgesagt werden muss. Familiäre Konflikte, Unfälle, Todesfälle – Gründe für eine Absage oder Verschiebung gibt es viele. Aber wie sichert man sich als Wedding PlannerIn zuverlässig für solche Eventualitäten ab?

Zuallererst gilt: Ruhe bewahren. Verschiebungen und Absagen bedeuten immer Emotionen. Sei es, weil sich Paare trennen oder streiten, die finanzielle Situation unsicher ist oder vieles mehr. Egal, ob im Gespräch mit Braut und Bräutigam oder mit einem Netzwerkpartner: Sachlichkeit und Professionalität sind das Allerwichtigste.

„Als Wedding PlannerIn steht man zwischen dem Brautpaar und den Partnern in der vermittelnden Position. Daher ist es von Anfang an wichtig, die Zuständigkeiten und Aufgaben abzuklären und auch festzuhalten. Am besten in Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die man sich bei Angebotsannahme unterschreiben lässt“, sagt Eva Schober. Im Normalfall ist das Brautpaar der Vertragspartner von Catering, Fotograf und Co, während der/die Wedding PlannerIn als Organisator und allgemeine/r AnsprechpartnerIn gilt.

„Es gibt immer wieder ein paar Knackpunkte, die schwierig sind und gut überlegte Lösungen erfordern. Das Wichtigste ist eine offene Kommunikation. Bucht man etwa denselben Partner für die verschobene Hochzeit nochmal, dann bleiben geleistete Zahlungen bestehen und das Paar erhält sich die Planungssicherheit“, sagt Eva Schober.

Höhere Gewalt ist kein Rücktrittsgrund

Bei Unsicherheiten lohnt sich oft eine rechtliche Beratung vorab. Denn natürlich hat nicht nur das Brautpaar viel Zeit und Geld investiert, sondern auch der/die Wedding PlannerIn. Fallen Honorare gänzlich aus, kann es auch für den/die HochzeitsplanerIn eng werden. Univ.-Lektor Dr. Mag. Klaus Christian Vögl, Rechtsexperte und langjähriger Vortragender in den Wedding Planner-Kursen am WIFI, sagt dazu: „Die aktuelle Corona-Krise hat sich auch in der Branche der HochzeitsplanerInnen in Form von Verschiebungs- und Stornierungs-wünschen seitens der Kunden stark bemerkbar gemacht, und es besteht eine große Rechtsunsicherheit darüber, was in so einer außergewöhnlichen Situation gilt.

Fest steht: Umstände, wie sie durch eine solche weltweite Pandemie mit all ihren Gesundheitsrisken und Reiseeinschränkungen bewirkt werden, zählen rechtlich als „höhere Gewalt“. Gesetzestechnisch ist sie bei uns im ABGB nicht direkt geregelt, aber es gibt darüber einige anerkannte Rechtsgrundsätze. Im Falle einer nachträglichen Unmöglichkeit einer Vertragserfüllung durch solche Umstände, die einzelne Menschen nicht beeinflussen können, sind alle Vertragspartner aufgerufen, gemeinsam eine einvernehmliche Lösung zu suchen. Der Vertrag wird durch höhere Gewalt also nicht automatisch hinfällig, wie manche meinen. Im Regelfall wird das heißen: einvernehmliche Verschiebung, örtliche Verlegung oder Konsens auf einen kleineren Rahmen.“

Sollte das Brautpaar allerdings unbedingt auf eine Stornierung bestehen, sind darauf die Stornierungsregeln anwendbar, die zuvor in den AGB festgelegt und bestätigt wurden. Somit steht dem/der Wedding PlannerIn also ein Teil oder unter Umständen sogar das gesamte Honorar zu, wenn die Stornierung sehr knapp ausfällt.

Das Beste aus der Verschiebung machen

Bevor es aber so weit kommt, würde Eva Schober zuerst immer zu einer Verschiebung tendieren. „Aufgeschoben ist schließlich nicht aufgehoben. Eine Verschiebung bedeutet zwar für alle Beteiligten Aufwand, aber sie können zumindest weiterhin mit der Durchführung und ihrem Honorar rechnen. Manchmal lässt sich die Hochzeit auch umplanen, zum Beispiel in einem kleineren Rahmen. Man muss einfach miteinander reden, alles durchbesprechen und eine gemeinsame Lösung finden.“

Gerade die Corona-Krise forderte von vielen Hochzeitsgesellschaften Kompromissbereitschaft. Doch mit Verständnis von allen Seiten und für alle Mitwirkenden lässt sich auch die schlimmste Krise meistern. Und auch, wenn das Hochzeitsjahr 2020 ein sehr herausforderndes Jahr ist, ist sich Eva Schober sicher: „Auch weiterhin wird man sich gerne das Ja-Wort geben. Es geht schließlich immer um die Liebe und um eine schöne gemeinsame Zeit.“

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Foto: Loske

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