Die fünf kritischen Phasen im Projektmanagement

Die Grundlage eines erfolgreichen Projekts ist ein Projektmanager. Einige Leute denken, dass die einzige Aufgabe eines Projektmanagers darin besteht, alle an Fristen zu erinnern und eine Statusbesprechung einzurichten. Es steckt aber deutlich mehr dahinter, Teilnehmer von WIFI-Projektmanagement-Ausbildungen wissen das ganz genau. Projektmanager haben ein tiefes Verständnis für die fünf Phasen des Projektmanagements und können diese perfekt ausführen. Im Folgenden werden die einzelnen Phasen des Projektmanagements näher beschrieben und Tipps zur Steigerung des Erfolgs in jeder Phase erläutert.

Bei der Erörterung von Projektmanagementphasen ist die Erwähnung des Projektlebenszyklus unvermeidlich. Was ist der Unterschied? Die Projektphasen bilden einen Projektlebenszyklus. Daher sind die Phasen auf die Anforderungen eines Projekts zugeschnitten. Die Elemente eines Projektlebenszyklus sollen Folgendes definieren:

  • Welche Arbeit muss geleistet werden?
  • Welche Ergebnisse müssen generiert und überprüft werden?
  • Wer muss beteiligt sein?
  • Wie steuert und genehmigt man jede Phase?

Das Bestimmen dieser Elemente dauert im Projekt von Anfang bis Ende. Es bietet einen systematischen, zeitnahen und kontrollierten Prozess, der den Stakeholdern eines Projekts zugutekommt. Auf diese Weise können die Projektmanager definieren, was erreicht werden muss, bevor sie mit der nächsten Phase eines Projekts fortfahren.

Projektmanagement ist Teamarbeit.
Projektmanagement ist immer Teamarbeit.

Die fünf Phasen im Projektmanagement

Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Werkzeugen und Techniken auf ein breites Spektrum von Aktivitäten, um die Anforderungen eines bestimmten Projekts zu erfüllen. Es gibt fünf Phasen des Projektmanagements. Wenn der Lebenszyklus eine allgemeine Ansicht des Projekts bietet, sind die Phasen der genaue Plan für die Durchführung des Projekts.

Phase 1: Projektinitiierung

Dies ist der Beginn des Projekts. Das Ziel dieser Phase ist es, das Projekt auf einer breiten Ebene zu definieren. Diese Phase beginnt normalerweise mit einem Business Case. In diesem Fall werden Sie untersuchen, ob das Projekt durchführbar ist und ob es durchgeführt werden sollte. Wenn Machbarkeitstests durchgeführt werden müssen, ist dies die Phase des Projekts, in der dies abgeschlossen wird. Wichtige Stakeholder werden diese Prüfung durchführen, um zu entscheiden, ob das Projekt erfolgreich sein kann. Wenn grünes Licht gegeben wird, müssen Sie eine Projektcharta oder ein Projektinitiierungsdokument erstellen, in dem der Zweck und die Anforderungen des Projekts aufgeführt sind. Es sollte Geschäftsanforderungen, Stakeholder und den Business Case enthalten.

Phase 2: Projektplanung

Projektplanung ist sehr wichtig für ein erfolgreiches Projektmanagement und konzentriert sich auf die Entwicklung einer Roadmap, der alle Beteiligten folgen werden. Diese Phase beginnt normalerweise mit der Festlegung von Zielen. Zwei der beliebtesten Methoden zum Setzen von Zielen sind:

SMART- Ziele: Die SMART Methode ist für die Überprüfung der Zielvorlagen dar. Es bietet auch eine Möglichkeit, die Auswirkungen des Zielsetzungsprozesses klar zu verstehen.

  • Spezifisch: Um bestimmte Ziele zu setzen, beantworten Sie die folgenden Fragen: Wer, was, wo, wann, was und warum.
  • Messbar: Erstellen Sie Kriterien, anhand derer Sie den Erfolg eines Ziels messen können.
  •  Attainable / erreichbar : Ziele identifizieren und herausfinden, was erforderlich ist, um sie zu erreichen.
  • Realistische Ziele: Zielvorgaben müssen realisierbar sein.
  • Time / Zeitfaktor: Berücksichtigen Sie den Zeitfaktor für die Durchführung und Erreichbarkeit der Zielvorgaben.

CLEAR-Ziele: Eine neuere Methode zur Festlegung von Zielen, die das Umfeld der heutigen schnelllebigen Unternehmen berücksichtigt.

  • Collaborative / kollaborativ: Das Ziel sollte die Mitarbeiter zur Zusammenarbeit ermutigen.
  • Limited / begrenzt: Umfang und Zeit sollten begrenzt sein, damit sie überschaubar bleiben.
  • Emotionalität: Mitarbeiter sollten eine emotionale Verbindung zu dem Projekt herstellen können. Dies kann die Arbeitsqualität optimieren.
  • Appreciable / wertvoll: Teilen Sie größere Ziele in kleinere Aufgaben auf, die schnell erreicht werden können.
  • Refinable / detailreich: Wenn neue Situationen entstehen, seien Sie flexibel und verfeinern Sie die Ziele nach Bedarf.

In der zweiten Phase des Projektmanagements wird der genaue Plan und der Umfang des Projekts genau ermittelt. Dabei werden Kosten, Qualität, verfügbare Ressourcen und ein realistischer Zeitplan ermittelt. Zu den Projektplänen gehört auch die Festlegung von Baselines oder Leistungsmaßstäben. Diese werden anhand des Umfangs, des Zeitplans und der Kosten eines Projekts generiert. Eine Basislinie ist wichtig, um festzustellen, ob ein Projekt auf dem richtigen Weg ist.

Zur Planung gehören auch Meilensteine, ein Projektstrukturplan, eine gute Kommunikation, ein Risikomanagementplan und realistische Zielvorlagen.

Phase 3: Projektdurchführung

In der dritten Phase, der Projektdurchführung, erfolgt die Durchführung des Plans. In dieser Phase passiert viel. Statusberichte werden erstellt und Besprechungen durchgeführt. Entwicklungsaktualisierungen und Leistungsberichte werden thematisiert. Ein „Kick-off“ -Treffen markiert normalerweise den Beginn der Projektdurchführungsphase. Diese Aufgaben umfassen: Team entwickeln, Ressourcen zuweisen, Projektmanagementpläne ausführen, Beschaffungsmanagement bei Bedarf. Der Projektmanager leitet und verwaltet die Projektausführung.

Phase 4: Projektleistung / Überwachung

Hier geht es darum, den Projektfortschritt und die Projektleistung zu messen und sicherzustellen, dass alles, was passiert, mit dem Projektmanagementplan übereinstimmt. Projektmanager verwenden verschiedene Methoden, um das Projekt immer kontrollieren und überwachen zu können. Es werden die Projektziele, Qualitätsleistungen oder die Projektleistungen der Mitarbeiter überprüft.

Phase 5: Projektabschluss

Diese Phase repräsentiert das abgeschlossene Projekt. Einige Projektmanager organisieren sogar kleine Feiern für Personen, die an dem Projekt teilgenommen haben, um ihnen für ihre Bemühungen zu danken und besonders wertvolle Mitarbeiter hervorzuheben. Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, hält ein der Leiter häufig eine Besprechung ab, um zu bewerten, was in einem Projekt gut gelaufen ist und um Projektfehler zu identifizieren. Dies ist besonders hilfreich, um die gewonnenen Erkenntnisse zu verstehen, damit Verbesserungen für zukünftige Projekte vorgenommen werden können. Am Ende erstellt der Projektmanager noch einen endgültigen Projektbericht, der die Ergebnisse ausführlich zusammenfasst und beschreibt.

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