• 25. Juli 2021 11:45

Personalverrechnung – ohne Weiterbildung schnell veraltet

Was denken Sie, wenn Sie in den Medien von einem Unternehmen hören, das wegen „Lohndumpings“ bestraft worden ist? „Die meisten Menschen glauben, dass es sich dabei um Betrug handelt und wollen mit der Firma nichts zu tun haben. Sie würden dort nicht arbeiten und nichts kaufen wollen.“ –  Dr. Ingrid Totz ist die Leiterin des Rechtsservices an der Wirtschaftskammer Steiermark. Anfragen und Probleme in Sachen Arbeitsrecht sind ihre Kernkompetenz. Nun stellt sie ihr aktuelles Know-how wieder im Rahmen der WIFI-Veranstaltungen „Neuerungen in der Personalverrechnung: Lohnsteuer und sonstige Abgaben“  zur Verfügung. Weil Personalverrechnung ohne ständige Weiterbildung schnell veraltet ist. Und das ist extrem gefährlich – nicht nur in Zeiten wie diesen.

Personalverrechnung – Imageschaden durch Fehler

Aber zurück zu unserer Eingangsfrage: Wussten Sie, dass auch kleinere Fehler oder eine Unachtsamkeit bereits Strafen wegen Lohndumpings nach sich ziehen?

„Die Gerichte unterscheiden nicht zwischen Vorsatz und Versehen. Auch Letztere sind strafbar und werden bestraft. Das Thema Lohn ist vom österreichischen Staat sehr stark geschützt. Wer sich nicht auskennt, Änderungen oder Neuerungen verschlafen hat, wird gleich behandelt, als ob er absichtlich betrogen hätte. Das kann das Unternehmen viele tausende Euro kosten.“ – Dr. Ingrid Totz.

So ist dem Unternehmen durch mangelnde Weiterbildung der Personal- und Lohnverrechnung ein vielfacher Schaden entstanden. Es hat in der Öffentlichkeit ein schlechtes Image bekommen. Das bedeutet nicht nur Probleme in Bezug auf den Geschäftserfolg – das heißt auch, dass qualifizierte Mitarbeitende abwandern und neue es sich dreimal überlegen, im Betrieb durchstarten zu wollen. Außerdem kosten solche Fehler häufig auch noch tausende Euros Strafe. Die Investition in ein Update für die Personalverrechnung wäre ein Klacks dagegen gewesen.

Unternehmer: „Ich hab‘ eh einen Steuerberater“

„Das reicht nicht. Der beste Steuerberater, die beste Steuerberaterin – Know-how-mäßig selbstverständlich exakt upgedatet – kennt die internen Abläufe nicht gut genug“, erklärt die Expertin und gibt ein schnelles Beispiel: „Jeder Kollektivvertrag richtet sich nach der Gewerbeordnung, welche für die jeweilige Branche gültig ist. Nun kann es über die Jahre hinweg vorkommen, dass sich ein Unternehmen weiterentwickelt. Sagen wir, ein Tischlereibetrieb wird mehr und mehr zu einem Händler. Und schon stecken Sie in der Lohndumping-Falle!“

Arbeitnehmer erwarten sich Korrektheit

Statt 40 Wochenstunden gelten im Handelskollektiv 38,5 Wochenstunden. „Als Händler bekommen Sie große Schwierigkeiten, weil Sie Ihre Arbeitnehmer immer noch als Tischler und daher unter Kollektivvertrag entlohnen. Der Staat und die Arbeitnehmer erwarten sich die richtige Einstufung und eine korrekte Entlohnung“, so Dr. Totz. Und: Die Mitarbeiter können ihr korrektes Entgelt natürlich nachfordern.
Auch der interne Betriebsfriede kann durch Fehler in der Personalverrechnung erheblich gestört werden.

Personalverrechnung – kleine Rädchen, große Wirkung

Sagt der Chef, die Chefin zur/zum Angestellten in der Produktion: „Können Sie bitte eine Woche die Vertretung im Verkauf übernehmen?“ Und schon ist vieles anders. Die Woche unterliegt einem anderen Mindestlohn, womit sämtliche Entgelte bis hin zum Urlaubsgeld betroffen sein können.

„In der Personalverrechnung geht es auch darum, die Hintergründe und Zusammenhänge zu verstehen. Man muss wissen, wo man hinschauen muss! Jede personaltechnische Veränderung, die im Unternehmen stattfindet, hat auch Auswirkungen auf die korrekte Personalverrechnung. Zudem sind die Kollektivverträge ständig in Fluss. Manche ändern sich jahrelang nicht und dann plötzlich schnell hintereinander mehrmals.“ – Dr. Totz.

Ohne Updates schnell veraltet

Neben dem Arbeits- und Sozialversicherungsrecht existiert noch ein drittes Regelwerk für die Personalverrechnung – die Judikatur. Gerichtsurteile beeinflussen die Personalverrechnung ständig und maßgeblich. Man muss Bescheid wissen, um fehlerlos zu bleiben – ohne Updates ist das Know-how schnell veraltet. Von Personalverrechnern wird erwartet, stets perfekt zu handeln.

Gewusst wie – gewusst wann!

Die einzige Konstante in der Personalverrechnung ist die Veränderung. Jedes Jahr sind mehr oder weniger fundamentale Neuigkeiten des Gesetzgebers in der Pipeline. Der letzte große Meilenstein war Lohndumping. Auch aktuell stehen massive Änderungen bevor, so soll zum Beispiel das Thema Homeoffice gesetzlich geregelt werden.

„Solange wir nicht genau wissen, wie der Gesetzgeber die Neuerungen und Änderungen formuliert, sollten wir abwarten. Was man jetzt in diversen Verträgen festschreibt, könnte sich als nicht realisierbar erweisen. Es macht demnach Sinn, sich in den Update-Veranstaltungen darüber zu informieren, womit man besser noch ein wenig warten sollte!“ – Dr. Totz.

Dr. Ingrid Totz ist die Leiterin des Rechtsservices an der Wirtschaftskammer Steiermark. Als solche stellt sie ihr Wissen und ihre Erfahrungen gerne auch im Rahmen der WIFI-Veranstaltungen „Neuerungen in der Personalverrechnung: Lohnsteuer und sonstige Abgaben“ (https://www.stmk.wifi.at/kurs/24302x-neuerungen-in-der-personalverrechnung-lohnsteuer-und-sonstige-abgaben ) zur Verfügung.

Personalverrechnung – wo sind die Stolpersteine?

Personal- und Lohnverrechner/innen, aber auch Personalentwickler/innen oder kleinere Selbstständige mit Angestellten schätzen ihre alljährlichen Vorträge am WIFI sehr. Um dem täglichen Anfragenansturm in der Wirtschaftskammer gerecht zu werden, muss sie inhaltlich selbst IMMER auf dem aktuellsten Stand sein und auch künftige Entwicklungen fest im Blick haben. Aus dem Tagesgeschäft an der WKO seit über 30 Jahren weiß sie zudem sehr genau, wo die häufigsten Stolpersteine und teuersten Fettnäpfchen für die Personal- und Lohnverrechnung liegen. Daher versteht sie es sehr gut, die Teilnehmenden nicht nur gezielt upzudaten, sondern sie auch für gängige Fehler zu sensibilisieren.

Personalverrechnung muss immer richtig sein!

„Die Kolleg/innen, Mitarbeiter/innen, Auftraggeber/innen, die staatlichen Behörden und Sozialversicherungsträger sowie die Arbeitnehmerorganisationen erwarten, dass alles, was Sie tun, auch vollkommen richtig ist. Vor allem Ihr Arbeitgeber erwartet sich von Ihren Handlungen absolute Richtigkeit! Und nur Sie alleine wissen, wie schwierig und vielfältig die unterschiedlichsten Materien sind und wie schwer auch Sie sich als Experte oder Expertin tun, in diesen bewegten Zeiten gute und richtige Entscheidungen zu fällen und so Ihr Unternehmen bestens zu unterstützen.“

„Wir zeigen Ihnen in den Neuerungsseminaren detailliert auf, wie Sie sicher durch diesen Dschungel an Gesetzesregelungen, Verordnungen, Erlässen, Gerichtsentscheidungen usw. manövrieren und welche Handlungsanleitungen für Sie daraus entstehen. So kommen Sie wesentlich sicherer durch diese bewegten Zeiten.“

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Fotos: WIFI Steiermark (1), Adobe Stock / contrastwerkstatt (1)