Was ist ein Projekt?

Die Ressourcen (z. B. Personal, Zeit und Geld), die zur Verfügung stehen, spielen auch eine wichtige Rolle. Es ist wichtig, dass Sie bedenken, dass gewisse Voraussetzungen erfüllt sein müssen. Eine Vereinsgründung ist beispielsweise kein Projekt. Allerdings können Sie ein Projekt als Bestandteil für eine Vereinsgründung nutzen, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.

Was zeichnet ein Projekt aus?

Sie können es an verschiedenen Merkmalen erkennen, die im Folgenden näher beschrieben werden:

• 1. Ziel:
  Ein Projekt hat immer ein klar definiertes Ziel.
• 2. Zeitfaktor:
  Die Maßnahmen und Aufgaben für ein Projekt müssen eine zeitliche Begrenzung haben, da es sonst alltägliche Aufgaben wären.
• 3. Ressourcen:
  Bei der Projektplanung werden die Ressourcen, die für das Projekt benötigt werden, ebenfalls klar festgelegt.
• 4. Spezielle Organisationsform:
  Für ein Projekt gründet man im Idealfall eine neue Organisationsform. Ein eigens bestimmte/r Projektleiter/in gibt anderen Mitarbeitern Anweisungen. Diese Weisungsbefugnisse gelten aber ausschließlich für das Projekt. Auch die Interdisziplinarität spielt eine wichtige Rolle. Es nehmen also Mitarbeiter aus den verschiedensten Abteilungen am Projekt teil.
• 5. Einmaligkeit und Neuartigkeit:
  Aufgaben und Tätigkeiten, die mehr als ein Mal im Jahr ausgeführt werden, sind keine Projekte. Das Projekt muss einzigartig, neu und einmalig sein.

Beispiel für ein Projekt: Hausbau

• Ziel: Jeder hat individuelle Vorstellungen von seinem eigenen Haus.
• Zeitfaktor: Der Hausbau ist zeitlich begrenzt.
• Ressourcen: Budget, Materialien und Handwerker sind definiert.
• Organisationsform: Beim Hausbau arbeiten Dachdecker, Architekt, Maurer, Zimmerleute und viele andere Fachkräfte zusammen.
• Einmaligkeit: Ihr Haus bauen Sie nur ein Mal.

Beispiele für kein Projekt

Der wöchentliche Einkauf, die Inventurprüfung, die Verbesserung von Produkten oder die Kundenakquise sind keine Projekte, da sie nicht einmalig sind, keine zeitliche Begrenzung haben und die Ressourcen nicht klar definiert werden. Für die Kundenakquise können sich die gesetzten Ziele zum Beispiel ändern, wenn nach der Analyse der Kundeninteressen, das Ergebnis angepasst wird.

Warum ist Projektmanagement so wichtig?

Um ein Projekt optimal durchführen zu können, benötigten Sie ein gutes Projektmanagement. Das Projektmanagement für die den optimalen Ablauf und die Organisation des Projektes zuständig. Doch warum ist das Projektmanagement für das Projekt so essentiell wichtig?

• Strategische Ausrichtung:
  Projektmanagement stellt sicher, dass alle Ergebnisse und Meilensteine korrekt sind und nach Planungsprozess laufen. Auf diese Weise ist die Projektplanung und die Zielvorgabe genauer.
• Führung:
  Das Projektmanagement sorgt dafür, dass ein Projekt optimal von einem/einer Leiter/in geführt wird. Ohne Leitung wäre das ganze Vorhaben eine Katastrophe. Durch die richtige Führung werden die Mitglieder/innen korrekt eingewiesen und leisten so auch die beste Arbeit.
• Projektplanung:
  Projektmanagement sorgt für eine gute und ausführliche Projektplanung und Ablauf. Strategische Zielvorgaben und ein klarer Plan sind enorm wichtig, da die Mitglieder/innen ansonsten ohne Überblick ihre Tätigkeiten ausführen. Durch das Projektmanagement werden auch realistische Zielvorgaben erstellt, was den Zeitfaktor oder die Ressourcen betrifft. Mitarbeiter/innen aus dem Projektmanagement sollten daher fähig sein, erreichbare und angemessene Meilensteine und Fristen zu setzen, die zum Projekt und den Mitarbeitern/innen passen.
• Überprüfung und Qualitätskontrolle:
  Das Projektmanagement ist auch für die Kontrolle der Qualität verantwortlich. Bei komplexen und langen Vorhaben unterstützt das Projektmanagement die Mitarbeiter/innen und sorgt dafür, dass Termine eingehalten, Aufgaben nicht unterschätzt oder Prozesse beschleunigt werden. Es ist daher wichtig, die Zwischenergebnisse regelmäßig zu prüfen.
• Risikomanagement:
  Das Projektmanagement kann auch mögliche Risiken und Probleme besser einschätzen und Maßnahmen treffen, um diese Probleme zu managen oder Fehler zu beheben. Es müssen alle Risiken bei der Projektplan und im Projektablauf berücksichtigt werden, da sie den Projekterfolg massiv einschränken können.
• Organisation und Struktur:
  Das Projektmanagement sorgt dafür, dass alles so wie geplant abläuft. Es wird z. B. darauf geachtet, dass Mitarbeiter die Tätigkeiten ausüben, für die sie auch eingeteilt wurden. Der genaue Ablauf eines Projektplans hat oberste Priorität.
• Dokumentation:
  Das Projektmanagement erstellt regelmäßig Statusberichte und dem Fortschritt des Projekts und beaufsichtigt das Projekt und alle Mitarbeiter/innen die gesamte Zeit. Nur so kann sichergestellt werden, dass das Projekt auch genau nach Plan abläuft.
• Fachkenntnisse:
  Im Projektmanagement sind in der Regel erfahrene Mitarbeiter/innen tätig, die bereits Erfahrungen mit verschiedenen Projekten haben und genau wissen, worauf man achten muss. Sie verfügen auch über die nötige fachliche Kompetenz und wissen viel über Maßnahmen, Methoden oder die richtige Dokumentation und Führung eines Projekts.

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