Warum die ordnungsgemäße Buchhaltung so wichtig ist

Wer in Österreich ein Unternehmen führen will, kommt nicht darum herum, seine Einnahmen und Ausgaben zu protokollieren. Wie diese Aufzeichnungen aussehen müssen, kann unterschiedlich sein – je nach Unternehmensform und -größe. Aber eines gilt immer: Die Aufzeichnungen müssen ordnungsgemäß und korrekt sein. Dafür zuständig ist in vielen Fällen der:die Buchhalter:in.

„Im Zusammenhang mit der Buchhaltung reden wir eigentlich immer von der doppelten Buchhaltung“, hält Mag. Dagmar Caviola fest. Sie ist Unternehmensberaterin und unterrichtet als Trainerin am WIFI Steiermark im Diplomlehrgang Buchhaltung. Doppelte Buchhaltung bedeutet nichts anderes, als dass alle Einnahmen und Ausgaben immer doppelt aufgezeichnet werden. Im Gegensatz zu einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, wie sie zum Beispiel Einzelunternehmer:innen oft führen, ist die doppelte Buchhaltung wesentlich aufwändiger. Doch ab einer gewissen Unternehmensgröße und insbesondere Unternehmensform ist sie sogar verpflichtend durchzuführen. Das Wissen darüber ist also Voraussetzung für jede:n Buchhalter:in – ebenso wie die korrekte Durchführung.

Welche Unternehmen brauchen eine Buchhaltung?

Grundsätzlich müssen fast alle Unternehmen in Österreich Aufzeichnungen über ihre Betriebsausgaben und -einnahmen führen. Ab wann die (doppelte) Buchhaltung für Unternehmen relevant wird, hängt aber vor allem von der Rechtsform bzw. der Unternehmensgröße ab. „Doppelte Buchhaltung müssen alle machen, die entweder nach dem UGB (Unternehmensgesetzbuch) rechnungslegungspflichtig oder nach der BAO (Bundesabgabenverordnung) dazu verpflichtet sind“, erklärt Dagmar Caviola. Im Detail bedeutet das:

• Kapitalgesellschaften (wie GmbH oder AG) sowie Personengesellschaften, die keine natürliche Person als Vollhafter haben, sind rechnungslegungspflichtig und müssen demnach doppelt Buch führen.
• Unternehmen, die Einkünfte aus Gewerbetrieb erzielen, sind dann zur doppelten Buchhaltung verpflichtet, wenn sie gewisse Umsatzgrenzen überschreiten.
• Alle, die nach dem Unternehmensrecht buchführungspflichtig sind, sind es auch im Steuerrecht. Ebenso wie Land- und Forstwirte, die mehr als 700.000 Euro Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Wirtschaftsjahren verzeichnen.
• Nicht buchführungspflichtig sind Freiberufler, alle, die außerbetriebliche Einkünfte erzielen, oder Land- und Forstwirte, die unter der genannten Grenze bleiben. Sie können aber freiwillig Buch führen.

Aus der Rechnungslegungspflicht kann man aber auch wieder herausfallen, wenn man die 700.000-Euro-Umsatzgrenze unterschreitet. Ob doppelte Buchführung oder nicht, hängt also von vielen verschiedenen Faktoren ab. Eines gilt aber für sie alle: Die Buchführung muss ordnungsgemäß durchgeführt werden.  

Ordnungsgemäße Buchführung: Was heißt das?

„Für alle mit doppelter Buchführung gelten die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung“, erklärt Dagmar Caviola, „somit muss ein Unternehmen mit dem Jahresabschluss ein möglichst getreues Bild seiner Vermögens- und Ertragslage abbilden. Die Aufzeichnungen müssen außerdem vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen.“

Fehlt diese Ordnungsmäßigkeit, muss der Abgabenpflichtige ihre Richtigkeit beweisen. Ist die Buchhaltung aber ordnungsgemäß, liegt die Beweislast grundsätzlich beim zuständigen Finanzamt, wenn der Verdacht besteht, dass ein Jahresabschluss nicht korrekt ist. Aber: „Weist meine Buchhaltung erhebliche Mängel auf, kann mir das Finanzamt sehr wohl Mittel androhen. Zudem muss dann das Unternehmen den Beweis erbringen, dass der Jahresabschluss richtig ist. Bis es wirklich zu einem Strafverfahren kommt, dauert es aber natürlich eine Weile – vorher wird das Finanzamt den Fall eingehend prüfen. Eine ‘schlampige’ Buchhaltung erfüllt also nicht sofort einen Straftatbestand. Zuerst wird es eine Prüfung durch die Finanzbehörde geben. Werden ‘Mängel’ festgestellt, kommt es zu einer Nachversteuerung. Zusätzlich werden allfällige Säumnis- und Verspätungszuschläge fällig. Besteht der Verdacht der wissentlichen und willentlichen Abgabenhinterziehung, können aber entsprechende Finanzstrafverfahren eingeleitet werden“, sagt Dagmar Caviola.  

Die Verantwortung der Buchhaltung

Aufgabe eines:r Buchhalter:in ist es also, die ordnungsgemäße Buchhaltung zu gewährleisten. Verantwortlich gemacht werden kann die Buchhaltung aber selbstverständlich nur für die Aufgaben, für die sie auch befugt ist – das ergibt sich aus dem Berufsbild der Buchhalter:innen aus dem BiBuG. Gerade angestellte Buchhalter:innen haften darum nur eingeschränkt für Schäden, da hier meistens der:die Bilanzbuchhalter:in den Jahresabschluss tätigt. Für selbstständige Buchhalter:innen gilt aber: Eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung ist verpflichtend! Und das für die gesamte Dauer der Berufsberechtigung.

Ob angestellt oder selbstständig: Die ordnungsgemäße Buchhaltung ist für Buchhalter:innen obligat. Wie sich das sowohl auf unternehmens- als auch auf steuerrechtlicher Ebene ausgestaltet, erfahren (zukünftige) Buchhalter:innen im Diplomlehrgang Buchhaltung am WIFI Steiermark. Teilnehmer:innen mit Vorkenntnissen im Rechnungswesen können hier ihr vorhandenes Wissen und ihre Freude am Umgang mit Zahlen weiter vertiefen. Zudem ist es der erste Schritt hin zur Selbstständigkeit oder zu weiteren Spezialisierungen wie Bilanzbuchhaltung oder Personalverrechnung. Die Buchhaltung ist also ein abwechslungsreiches Berufsbild mit vielen Möglichkeiten zur Weiterentwicklung – eine Entscheidung, die sich auszahlt!

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